A01 – عيّن الراعي

أول نشاط إداري للمنظمة هو تعيين مدير أعلى للمشروع وهو الراعي، ويُفضل أن يكون عضواً في مجلس الإدارة أو قائد تنفيذي. ويُعتبر راعي المشروع هو صاحب أعلى دور فيه، وهو المرجِع لـ مدير المشروع.

والراعي هو المسؤول عن:

• تبرير مُخرجات المشروع
• اتخاذ القرارات العليا في المشروع
• تمويل المشروع وإمداده بالموارد

الغرض من هذا النشاط

تظهر أهمية دور الراعي في أمرين:

• جلب الموارد للمشروع، وذلك لأنّ مدراء المشاريع قد لا تتاح لهم السُلطة والصلاحيات الإدارية التي تُمكنهم من جلب الموارد، كما أنه قد لا تتوفر لديهم المعلومات الاستراتيجية التي تؤكد توافق المشروع مع المساعي الأخرى للمنظمة.
• التركيز على إدارة الجوانب العليا من المشروع، في حين أن مدراء المشاريع يركزون على الأعمال اليومية والمُنجزات ممّا لا يتيح لهم الوقت والطاقة الذهنية لإدارة الجوانب العليا.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

• ليس على الراعي بذل الكثير من الوقت في المشروع، ولكن عليه دائما أن يشارك ويخصّص جزءاً من وقته للمشروع.
• يجب على الراعي تبنّي المشروع وحمايته، وعدم التردد في إلغائه إن أصبح غير مبرر.
• يجب بقدر الإمكان أن يكون لكل مشروع راعٍٍ مستقل، وألا يعين شخصٌ واحدٌ راعياً لعدة مشاريع مع وجود غيره؛ وذلك لأن الاقتصار على راعٍ واحد لعدة مشاريع؛ يقلل من فاعلية الراعي ويُضعِف معنى وجوده في المشروع.
• يجب ألا يكون الراعي هو نفسه مدير المشروع أبداً، إلا إن كان مشروع فرد واحد؛ لأنه في الغالب سينشغل بمهام ومسؤوليات إدارة المشروع، وينسى واجباته العليا والمجردة نسبياً بوصفه راعياً للمشروع.
• يجب على الراعي ومدير المشروع تجنّب الإدارة الدقيقة (أو التفصيليّة).

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

• NUP2: الحفاظ على الطاقة والموارد وتحسينها
• NUP5: لا تقم باي شيء بدون هدف واضح