A06 – حدِّد المخاطر وخطِّط للاستجابات

اعقد ورشة عمل مع أعضاء الفريق الرئيسيّين لرصد المخاطر أولاً، ثم التخطيط لاستجابات لها، واحفظ هذه المعلومات في سِجلّ المتابعة.

وبناءً على المخاطر المتوقّعة واستجاباتها قد تحتاج للتعديل في وصف المشروع وخارطة المُنجزات أيضاً.

إذا كان هناك مشروع مماثل قد نُفذ سابقاً فراجع أرشيفه واستفد منه في المخاطر المتعلقة بمشروعك.

نموذج سجل المتابعة

نموذج وصف المشروع

الغرض من هذا النشاط

الغرض الرئيسي لهذا النشاط هو التخطيط الاستباقي؛ لأنه من الأيسر والأقل تكلفة إدارة المخاطر قبل أن تتحقق.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

• لا تسجّل العناصر العامة وغير الواضحة كمخاطر.
• لا تسجّل العناصر العامة وغير الواضحة كاستجابات للمخاطر، وإنما سجّل الاستجابات العملية التي يمكن تطبيقها وتقييمها.
• لا تسجّل تأثيرات الأحداث غير المؤكدة كمخاطر؛ وإنما سجّل الأحداث غير المؤكدة ذاتها كمخاطر.
• عيّن شخصاً يكون مسؤولاً عن إجراءات المتابعة لكل عنصر من المخاطر، ومن الأفضل توزيع مسؤولية إدارة المخاطر على أغلب أعضاء الفريق باتزان بدلاً من تركيزها على أعضاء محدّدين.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

• NUP2: الحفاظ على الطاقة والموارد وتحسينها
• NUP3: يجب ان تكون دائما استباقيا
• NUP4: تذكر أن السلسلة قوية فقط مثل أضعف حلقاتها
• NUP5: لا تقم باي شيء بدون هدف واضح
• NUP6: استخدام العناصر القابلة للتكرار