G03 – Vykonajte sústredenú komunikáciu

Táto riadiaca aktivita patrí do skupiny poprojektový manažment: troj-až šesťmesačný cyklus aktivít, ktorý sa začína po skončení projektu a beží 1 až 5 rokov. Túto skupinu aktivít je možné zlúčiť obdobnými iných dokončených projektov v centrálnom systéme riadenia portfólia.

Za tento cyklus zodpovedá tá istá osoba, ktorá bola sponzorom projektu, pokiaľ nie je táto zodpovednosť prenesená na niekoho iného.

Pošlite krátku správu, ktorou oznámite prínosy dosiahnuté vďaka projektu a plány na ich zlepšenie. Túto informáciu môžete zdieľať s malou skupinou oprávnených osôb v organizácii (napr. manažérmi a riaditeľmi) alebo so všetkými. Preferované je zdieľať ju so všetkými.

Účel

Toto je neustále pripomínanie príjemcom, že projekty sa robia kvôli ich prínosom a že to musia brať do úvahy vo svojich súčasných aj budúcich projektoch.

Časté pasce

Zvážiť nasledovné vám môže pomôcť vyhnúť sa najčastejším problémom:

Nepovažujte všetko za dôverné, ale zdieľajte informácie s celou organizáciou, keď to je možné.
Udržujte správu krátku a jasnú.
Ak ste zodpovední za niekoľko malých projektov, môžete ich správy skombinovať do jednej, ale zabezpečte, aby boli pokryté všetky projekty.

Princípy

V rámci tejto riadiacej aktivity zohrávajú dôležitú rolu nasledovné princípy:

NUP3: Vždy buďte proaktívni.
NUP4: Pamätajte, že reťaz je len taká silná ako jej najslabší článok.
NUP5: Nerobte nič bez jasného účelu.

Note: NUPP is not translated into slovenčina yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.