F04 – A projektdokumentumok archiválása
Ez a menedzsment tevékenység a Projektzárás csoporthoz tartozik. Ez a tevékenységcsoport akkor zajlik, amikor a projekt terméke elkészült, vagy amikor projekt törléséről születik döntés.
Most, hogy a projekt végéhez közeledsz, ideje archiválni az összes projektdokumentumot.
Cél
Az archívumnak biztonságosnak és a jövőben elérhetőnek kell lennie az arra jogosult személyek számára, hogy ezeket az információkat mindig felhasználhassuk projektjeink során, ahelyett, hogy újra feltalálnánk a kereket. Előfordulhat, hogy a portfóliókezelő rendszernek a jövőben ellenőriznie kell ezeket az információkat a múltbeli projektek részletesebb elemzéséhez.
Gyakori buktatók
Az alábbiakban felsorolásra kerülnek azok a legfontosabb szempontok, amelyeket figyelembe kell venni:
- Ha lehetséges, ügyelj arra, hogy az archívum egyetlen helyen legyen és a fájlok ne legyenek szétszórva.
- Győződj meg arról, hogy az archívum csak olvasható.
- Győződj meg arról, hogy megfelelő biztonsági mentések történnek az archívumról.
- Győződj meg arról, hogy az archívum biztonságos, és csak arra jogosult személyek férhetnek hozzá.
A fentieken túlmenően gyakori probléma a dokumentumokkal, hogy a szöveg nem kellően áttekinthető, és csak a dokumentumokkal aktívan dolgozók érthetik meg azokat a megfelelő időben és a megfelelő kontextusban. Győződj meg arról, hogy minden dokumentum világos és egyszerű, és az is megértse, aki nem ismeri a projekt pontos kontextusát. Ez a stratégia a hosszú projektek során is segítséget nyújt, mivel nagyon gyakori, hogy a belső érintettek néhány hónap elteltével nehezen tudják megérteni saját dokumentumaikat.
Alapelvek
A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben: