C02 – Az eltérésekre adható válaszok tervezése
Ez a menedzsment tevékenység a Heti Menedzsment csoporthoz tartozik, amely az adott hét elején végzett tevékenységek csoportja.
Ha a C01 teljesítménymérések alapján bármilyen eltérést tapasztalsz a célokhoz képest, akkor kezeld azokat és próbálj visszatérni a helyes útra.
Bonyolult esetben, az eltérésből való kilábalás megtervezéséhez akár szervezhetsz egy workshop-ot is, és segítséget kérhetsz a csapat bármely tagjától vagy egy kiválasztott csoporttól. Kritikus vagy kényes esetekben tájékoztasd a szponzort, kérd a tanácsát és a jóváhagyását a helyreállítási tervhez.
Ha nem lehetséges helyreállítani az eltéréseket, kérj jóváhagyást a szponzortól a felülvizsgált célok meghatározásához. Vezesd be ezt az új információt a Projektleírásba is.
Ha az eltérés mögött egy jól meghatározható ok áll, amely hasonló problémákat okozhat a jövőben, akkor rögzítsd ezt kockázatként az Utánkövetési Jegyzékben és tervezz rá megfelelő kockázati választ is.
Cél
A projekt céljainak eléréséhez a lehető leghamarabb ki kell lábalnunk az eltérésekből, mielőtt azok túlságosan felhalmozódnának. Még ennél is fontosabb, hogy ha megpróbálunk kilábalni az eltérésekből, de nem járunk sikerrel és riasztó tendenciát látunk a projektben, akkor tudni fogjuk, hogy a projekt céljai a meglévő targetekkel nem teljesíthetők, és ezeket a célokat felül kell vizsgálnunk. Felülvizsgálat alkalmával előfordulhat, hogy ezek a célok már nem indokoltak. Ilyenkor a projekt törölhető és így elkerülhető a jövőbeni nagyobb mértékű veszteség.
Gyakori buktatók
Ne feledd, hogy egy általános, homályos, vágyálom jellegű kijelentés, mint például: “Mostantól 15%-kal gyorsabban kell dolgoznunk” nem számít helyreállítási tervnek. A helyreállítási tervnek reálisnak kell lennie, és olyan megvalósítható elemeket kell tartalmaznia, amelyek végrehajthatók és értékelhetők.
Ha választanod kell az eltérésből való kilábalás és az eltérés kiváltó okának megoldása között, amely a jövőben ugyanazt a problémát okozhatja, akkor az utóbbit részesítsd előnyben. Ellenkező esetben folyamatos tűzoltásra kell számítanod.
Alapelvek
A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben: