A08 – Hozd meg a mehet/nem mehet döntést

Ekkor a projektmenedzser elküldi a projektdokumentumokat a szponzornak, és a szponzor meghozza a mehet/nem mehet döntést. A szponzornak meg kell vitatnia a projektet a szervezet más döntéshozóival, például a portfóliómenedzsment réteggel, mielőtt meghozza a döntést – de ennek módját a szponzornak kell eldöntenie, nem pedig a projektmenedzsernek.

Külső vevő esetén, a belső döntés mellett el kell küldened az ajánlatot a vevőnek, és meg kell várnod, amíg kiválasztja a szállítót, és megadja a végső mehet/nem mehet választ. Ez a menedzsment tevékenység akkor fejeződik be, amikor a szerződés aláírásra kerül, vagy hatályba lép egy egyéb, jogilag kötelező erejű elem.

Ha vannak külső beszállítóid, és közülük néhány kiválasztásra került az A05-ben, akkor érdemes ezen a ponton szerződést kötni velük. Eseti alapon további külső beszállítók kiválasztása és szerződések aláírása is lehetséges.

Cél

Azoknak a projekteknek, amelyeknek külső megrendelői vannak, mindig egyértelmű a mehet/nem mehet döntése, de a belső projekteknél néha kimarad ez a lépés, és világos döntés nélkül csak bekúsznak. Fontos, hogy ez egy egyértelmű kapu legyen a projekt számára, és megfelelő aláírásokkal és kötelezettségvállalásokkal rendelkezzen a folytatás előtt.

Másrészt néhány vállalat csak akkor fektet be bármilyen projektbe, amikor rendelkezésre állnak a források. Ez a menedzsment tevékenység egy olyan tevékenységi lánc végén áll, amelyek célja, hogy megalapozott döntés szülessen a projekt indokoltsága alapján.

Gyakori buktatók

Minden projekttel foglalkozó szervezetnek rendelkeznie kell egy portfóliókezelési rendszerrel, amely a projekteket holisztikus módon értékeli és választja ki, kiegyensúlyozott és a szervezet stratégiáival kompatibilis. A projektmenedzsment rendszereknek tulajdonított problémák közül sok a portfóliókezelésben gyökerezik; például, ha túl sok projekt van egyszerre.

Győződj meg arról, hogy mindenki megértette azt, hogy a “nem mehet” döntés nem kudarc; ez annak a jele, hogy van egy jól működő rendszer, amely sikeresen értelmezi, hogy mi nem előnyös a szervezet számára. Ez nem lenne lehetséges a projektindítási tevékenységcsoport kulcs csapattagjainak erőfeszítése nélkül.

Alapelvek

A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben:

• NUP3: Legyél mindig proaktív
• NUP5: Ne csinálj semmit nyilvánvaló ok nélkül