F04 – Lưu trữ tài liệu dự án

Như vậy chúng ta sắp kết thúc dự án, và đã đến lúc lưu trữ tất cả tài liệu dự án.

Mục đích

Kho lưu trữ phải an toàn và sẵn có cho những người có thẩm quyền được truy cập trong tương lai, để họ luôn có thể sử dụng thông tin này trong các dự án của mình thay vì phải “phát minh lại cái bánh xe”. Hệ thống quản lý danh mục đầu tư có thể cũng sẽ cần kiểm tra thông tin này trong tương lai để phân tích chi tiết hơn về các dự án đã thực hiện.

Những sai lầm phổ biến

Dưới đây là những điều quan trọng nhất cần cân nhắc:

• Đảm bảo rằng kho lưu trữ ở một nơi duy nhất và các tập tin không bị phân tán.
• Đảm bảo các tập tin thuộc dạng read-only (không được phép chỉnh sửa).
• Đảm bảo rằng có sẵn hệ thống sao lưu để tài liệu không bị mất.
• Đảm bảo rằng lưu trữ an toàn và chỉ những người được cấp quyền mới truy cập được.

Ngoài những điều trên, một vấn đề thường gặp là văn bản thường không đủ rõ ràng và chỉ những người tích cực làm việc với tài liệu đó mới có thể hiểu chúng ở đúng thời điểm và đúng ngữ cảnh. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều rõ ràng và đơn giản để bất kỳ ai chưa quen với bối cảnh chính xác của dự án đều có thể hiểu được. Việc này cũng giúp ích cho bạn trong các dự án dài hơi vì có khi nội bộ cũng khó hiểu được tài liệu do chính họ viết ra sau một vài tháng.

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

• NUP2: Đảm bảo và tối ưu hóa năng lượng và nguồn lực.
• NUP5: Đừng làm gì mà không có mục đích rõ ràng.
• NUP6: Sử dụng các nhân tố lặp đi lặp lại.

Note: NUPP is not translated into Tiếng Việt yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.