D02 – Chấp nhận các giao phẩm đã hoàn thành

Khi các sản phẩm bàn giao (hay còn gọi là giao phẩm) được phân công cho trưởng nhóm và giám đốc dự án nhà cung cấp hoàn thành là lúc giám đốc dự án xem xét và phê duyệt nhanh. Phê duyệt trong hoạt động quản lý này là chấp nhận sơ bộ.

Trường hợp có các giao phẩm quan trọng hoặc chính yếu, nếu có thể, hãy trình lên nhà tài trợ và khách hàng phê duyệt.

Mục đích

Có quá nhiều công việc đang thực hiện sẽ gây ra nhiều vấn đề – lãng phí tài nguyên, có thể làm giảm chất lượng và làm giảm khả năng hoàn thành dự án. Nếu có thể, thay vì làm quá nhiều việc cùng một lúc, bạn cần khuyến khích mọi người hoàn thành và đóng một hạng mục trước khi chuyển sang hạng mục tiếp theo.

Những sai lầm phổ biến

Việc phê duyệt một giao phẩm hàm chứa một trách nhiệm và một số giám đốc dự án có thể trì hoãn chấp nhận để trốn tránh trách nhiệm này. Điều này phản tác dụng và nên tránh. Đừng sợ phải chịu trách nhiệm. Có thể, một số giao phẩm bạn đã chấp nhận sẽ có vấn đề nào đó trong tương lai, nhưng những vấn đề đó không lớn bằng việc có quá nhiều giao phẩm đang nằm chờ xem xét và phê duyệt trong dự án.

Nhiều giao phẩm đến trạng thái gần như hoàn thiện và sau đó gặp sự cố do một số khó khăn nhỏ. Bạn có thể muốn ghi nhận là hoàn thành vì hầu hết công việc đã hoàn thành, nhưng bạn không nên làm vậy – bạn chỉ nên phê duyệt những giao phẩm đã hoàn thành.

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

• NUP3: Luôn luôn chủ động.
• NUP5: Đừng làm gì mà không có mục đích rõ ràng.

Note: NUPP is not translated into Tiếng Việt yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.