A01 – Bổ nhiệm nhà tài trợ

Hoạt động đầu tiên mà tổ chức cần làm là bổ nhiệm một người quản lý cấp cao (tốt nhất là thành viên của hội đồng quản trị) vào vị trí nhà tài trợ. Nhà tài trợ là người có vai trò cao nhất trong dự án và giám đốc dự án báo cáo cho người này.

Nhà tài trợ

• chịu trách nhiệm cuối cùng về tính hợp lý và kết quả của dự án,
• có trách nhiệm đưa ra các quyết định cấp cao cho dự án, và
• có trách nhiệm đảm bảo dự án được tài trợ đầy đủ nguồn lực và kinh phí.

Mục đích

Vai trò của nhà tài trợ thực sự cần thiết bởi vì:

• Giám đốc dự án phải tập trung vào công việc hàng ngày và đầu ra cho dự án, khiến họ mất tập trung và không có đủ thời gian cũng như năng lượng tinh thần để quản lý các khía cạnh cấp cao của dự án;
• Giám đốc dự án có thể không đủ quyền lực trong tổ chức để có thể cung cấp nguồn lực cho dự án, hoặc để có đủ thông tin chiến lược nhằm đảm bảo dự án hài hòa với các nỗ lực khác của tổ chức.

Những sai lầm phổ biến

Dưới đầy là những vấn đề cần cân nhắc khi đưa ra quyết định liên quan của nhà tài trợ:

• Nhà tài trợ không cần phải dành nhiều thời gian cho dự án nhưng vẫn cần tham gia và dành một phần nhỏ thời gian của mình cho dự án.
• Nhà tài trợ phải cảm thấy họ sở hữu dự án và bảo vệ nó, tuy nhiên không nên ngần ngại hủy bỏ dự án nếu nó không còn hợp lý với tổ chức.
• Khi có thể, bạn không nên để một người làm nhà tài trợ cho tất cả các dự án bởi vì sẽ không còn tồn tại những ý kiến cạnh tranh mang tính xây dựng để cải thiện dự án - điều mà chỉ có thể tồn tại khi có các nhà tài trợ khác nhau.
• Bạn không nên bổ nhiệm vị trí giám đốc dự án và nhà tài trợ cho cùng một người (trừ khi đó là dự án cá nhân) vì họ sẽ bị phân tâm bởi những trách nhiệm quản lý cụ thể trong dự án mà quên đi những nhiệm vụ tương đối trừu tượng với tư cách là nhà tài trợ.
• Giám đốc dự án và nhà tài trợ không nên là những người quản lý vi mô (thuật ngữ chỉ người quản lý, giám sát nhân viên một cách quá mức).

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

• NUP2: Đảm bảo và tối ưu hóa năng lượng và nguồn lực.
• NUP5: Đừng làm gì mà không có mục đích rõ ràng.

Note: NUPP is not translated into Tiếng Việt yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.