A04 – Mô tả dự án
Hoạt động này nằm trong nhóm Khởi tạo dự án. Nhóm hoạt động này được thực hiện lúc khởi đầu để giúp chúng ta chuẩn bị cho dự án.
Tổ chức hội thảo để thu thập thông tin và chuẩn bị Mô tả dự án với các nội dung sau:
- Mục đích và lợi ích mong đợi
- Chi phí và thời gian dự kiến
- Yêu cầu và mong đợi về chất lượng
- Mô tả tổng quan về các yếu tố trong phạm vi dự án (in-scope) và ngoài phạm vi dự án (out-of-scope)
- Danh sách các bên liên quan
Một số thông tin cần thiết cho Mô tả dự án chưa có tại thời điểm này – bạn chỉ nên tập trung vào thông tin hiện có và bổ sung sau. Dù không phải như vậy đi nữa thì tài liệu này cũng sẽ cần được cập nhật và hoàn thiện trong suốt dự án.
Nếu một dự án tương tự đã được thực hiện trước đó, hãy kiểm tra kho tài liệu và sử dụng thông tin đó để mô tả thực tế hơn.
Mục đích
Tài liệu này giúp các thành viên dự án luôn tuân theo các mục tiêu tổng thể của dự án trong suốt quá trình thực hiện. Đây cũng là tài liệu hữu ích giúp các thành viên mới của dự án, người quản lý cấp cao hơn hoặc bất kỳ người nào khác không thuộc dự án có thể hiểu dự án nói về điều gì.
Những sai lầm phổ biến
Tài liệu này có mức độ chính xác và chi tiết nhất định, thường thấp hơn các chuyên gia nghĩ. Hãy đảm bảo rằng bạn viết một tài liệu phục vụ mục đích của nó, thay vì cố gắng đáp ứng một khái niệm định sẵn về quản lý dự án.
Mô tả mọi thứ rõ ràng và súc tích. Tránh những câu điển hình của kiểu công ty lớn mà không thực sự truyền đạt bất kỳ ý nghĩa nào.
Các nguyên tắc
Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:
- NUP2: Đảm bảo và tối ưu hóa năng lượng và nguồn lực.
- NUP4: Hãy nhớ rằng một chuỗi liên kết có sức mạnh bằng với liên kết yếu nhất.
- NUP5: Đừng làm gì mà không có mục đích rõ ràng.
- NUP6: Sử dụng các nhân tố lặp đi lặp lại.
Note: NUPP is not translated into Tiếng Việt yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.