D01 – Quản lý rủi ro, vấn đề và yêu cầu thay đổi

Chúng ta cần chủ động quản lý rủi ro, vấn đề và các yêu cầu thay đổi. Khi bạn xác định một hạng mục, bạn cần đưa vào Hạng mục cần theo dõi ngay lập tức. Sau đó, phân công cho một người phụ trách theo dõi, đôn đốc (một trong các thành viên trong nhóm) và bắt đầu lập kế hoạch ứng phó cho các hạng mục đó. Bạn phải liên tục trao đổi với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác để xác định rủi ro và vấn đề.

Bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của các thành viên hoặc thậm chí một đối tượng bên ngoài để có cách ứng phó với rủi ro. Trong các trường hợp phức tạp, bạn có thể kêu gọi toàn bộ các thành viên và tạo một hội thảo để tổng hợp ý kiến của mọi người, sử dụng Trí tuệ đám đông. Trường hợp quan trọng, bạn cần làm việc với nhà tài trợ và xin phê duyệt kế hoạch ứng phó của bạn.

Biểu mẫu Hạng mục cần theo dõi

Mục đích

Mục tiêu chính là ứng phó với các rủi ro, vấn đề và yêu cầu thay đổi một cách chủ động thay vì để chúng tự động được giải quyết. Cách này sẽ giúp chúng ta kiểm soát và có khả năng đạt được hiệu quả tốt nhất.

Dựa vào trí nhớ hoặc ghi chú tùy ý sẽ khiến bạn tiêu tốn nhiều thời gian và có nguy cơ bị quên. Đó là lý do tại sao nên có một file ghi nhận đơn giản (Hạng mục cần theo dõi) và tự chủ động ghi chú vào khi phát hiện ra rủi ro, vấn đề hoặc yêu cầu thay đổi.

Nếu tự quản lý tất cả các hạng mục sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian, chính vì vậy mà bạn cần phải phân công người phụ trách theo dõi. Bên cạnh việc giúp phân bổ công việc, nó còn giúp gắn kết mọi người vào cùng một mục tiêu.

Những sai lầm phổ biến

Hãy cân nhắc những nội dung sau đây để tránh những vấn đề phổ biến nhất trong hoạt động này:

• Đừng thêm quá nhiều thông tin đánh giá vào Hạng mục cần theo dõi.
• Để đảm bảo rằng tất cả các hạng mục được hoàn thành đúng, bạn có thể xác định hạn chót và bắt buộc bản thân và mọi người phải đóng các mục trong thời gian đó.
• Tránh những ứng phó chung chung, không thể thực hiện được. Hành động ứng phó phải là thứ mà nhóm có thể thực hiện và thành viên phụ trách có thể đo lường được.
• Đừng dành toàn bộ thời gian để chữa cháy (quản lý vấn đề) mà không chú ý đến rủi ro, vì những rủi ro không được quản lý là nguyên nhân chính gây ra các vấn đề trong tương lai.

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

• NUP2: Đảm bảo và tối ưu hóa năng lượng và nguồn lực.
• NUP3: Luôn luôn chủ động.
• NUP4: Hãy nhớ rằng một chuỗi liên kết có sức mạnh bằng với liên kết yếu nhất.
• NUP5: Đừng làm gì mà không có mục đích rõ ràng.

Note: NUPP is not translated into Tiếng Việt yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.