F04 – Архивирати пројектне документе
Ова управљачка активност припада групи Затварање Пројекта. Ова група активности се обавља када је пројектни производ довршен, или ако је одлучено да се пројекат обустави.
Како се приближава крај пројекта, време је да се архивирају сви пројектни документи.
Сврха
Архива треба да буде безбедна и на располагању овлашћеним особам у будућности, тако да увек могу да користе ове информације у својим пројекту уместо да “измишљају топлу воду”. Систем управљања портфолиом ће такође можда морати да проверава ове информације у будућности за детаљнију анализу протеклих пројеката.
Честе замке
Имати на уму следеће ствари :
- Ако је могуће архива треба да буде на једном месту, а не расута.
- Архива треба да буде само за читање (тј. непромењива)
- Обезбедити одговарајући систем за сигурносне копије тако да се спречи губитак архиве.
- Обезбедити да је архива безбедна и да само овлашћене особе смеју да приступају.
Поред наведеног, чест проблем са документима је тај да текст није довољно јасан, и да само људи који су активно радили са документима могу да их разумеју, када су потребни, и у исправном контексту. Обезбедити да документи буду јасни и једноставни, тако да могу да их разумеју и они којима контекст пројекта није близак. Ова стратегија помаже нарочито код дугих пројеката, јер дешава се да и саме унутрашње заинтересоване стране на пројекту не могу понекад да разумеју сопствене документе после неколико месеци.
Принципи
Следећи принципи играју значајну улогу у овој управљачкој активности: