D01 – Управљати ризицима, проблемима и захтевима за промене
Ова управљачка активност припада групи Дневно Управљање : извршава се на дневној основи.
Треба проактивно управљати ризицима, проблемима и захтевима за промене. Када се идентификује нова ставка, треба је одмах записати у Регистар за Праћење. Након тога, одредити задужену особу за даље праћење ставке (неко од чланова тима) и почети са планирањем одговора на ставку. Мора се непрекидно бити у контакту са члановима тима и другим заинтересованим странама да би се идентификовали ризици и проблеми.
За одговор на ставке, може се потражити помоћ од других чланова тима или чак спољних заинтересованих страна. У компликованијим случајевима, може се окупити цео тим и модерирати радионица како би се посредовало у тражењу колективног одговора користећи Мудрост гомиле. У критичним случајевима, треба укључити и спонзора и тражити њихово одобрење за планирани одговор.
Сврха
Главни циљ је проактиван одговор на ризике, проблеме и захтеве за промене, пре него пуштати да се сами од себе разреше. Тиме стичемо контролу и могућност добијања најбољих резултата.
Ослањање на памћење или на неструктурисане белешке изискује превише менталне енергије и ствара ризик заборављања ставки. Због тога је најбоље имати једноставан регистар и самодисциплину за записивање ставки чим се идентификују.
Потребно је превише времена и енергије за управљање сваком ставком, зато је потребно расподелити на задужене особе. Осим расподеле у тиму, ово помаже да сви боље повежу са заједничким циљем.
Честе замке
Размотрити следеће да би се избегли најчешћи проблеми у овом подрућју:
- Не додавати превише детаља везано за процене у Регистар за Праћење.
- Да би се омогућило правилно затварање свих ставки, дефинисати прагове и обавезати себе и друге на затварање ставки унутар задатих прагова.
- Избећи генеричке, неспроводљиве/неделотворне одговоре. Одговори морају бити нешто што тим може да имплементира, а задужена особа да измери.
- Не трошити сво време на “гашење пожара” (управљање проблемима) без поклањања пажње ризицим, пошто су ризици којима се не управља велики велики извор будућих проблема.
Принципи
Следећи принципи играју значајну улогу у овој управљачкој активности: