G01 – Ocena korzyści
To działanie zarządcze należy do grupy działań Zarządzanie po zakończeniu projektu — cyklu trwającego od 3 do 6 miesięcy, który rozpoczyna się po zakończeniu projektu i trwa od 1 do 5 lat. Tę grupę działań w centralnym systemie zarządzania portfelem można połączyć z grupą działań dotyczących innych zakończonych projektów.
Za ten cykl odpowiada ta sama osoba, która pełniła rolę sponsora projektu, o ile odpowiedzialność nie zostanie przeniesiona na kogoś innego.
W każdym cyklu poprojektowym sponsor (lub osoba działająca w jego imieniu) powinien poświęcić kilka godzin na dokonanie pomiaru korzyści osiągniętych w wyniku projektu.
Poza oczekiwanymi korzyściami, sponsor powinien aktywnie poszukiwać również nieoczekiwanych korzyści, potencjalnych korzyści oraz skutków niepożądanych.
Cel
Korzyści wynikające z projektu należy ocenić z następujących powodów:
- Przypomina to sponsorom i innym interesariuszom, że projekty realizowane są w celu przynoszenia korzyści.
- Pomaga lepiej zrozumieć otoczenie i podejmować bardziej realistyczne działania w przyszłych projektach.
- Ułatwia znalezienie sposobów zwiększania korzyści (G02).
Typowe pułapki
Uwzględnienie poniższych kwestii pozwoli uniknąć najczęstszych problemów:
- Sponsor może powierzyć ocenę korzyści innej osobie, ale powinien sprawować nad nią pełen nadzór i traktować to jako istotne działanie zarządcze na poziomie wyższego kierownictwa.
- Niejasny, rozwlekły opis korzyści nie spełnia żadnej funkcji. Rezultat może być ogólny i probabilistyczny, ale musi mieć sens i nadawać się do wykorzystania w G02.
- Pamiętając, iż korzyści nie ograniczają się jedynie do korzyści finansowych — należy uwzględnić także takie aspekty jak reputacja, udział w rynku, szanse biznesowe czy zdobyta wiedza.
Pryncypia
Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania: