D02 – Zatwierdzanie przedmiotów dostawy

Przedmioty dostawy przypisane liderom zespołów i kierownikom projektów po stronie dostawców mogą być ukończone w dowolnym dniu i wtedy też należy bezzwłocznie dokonać szybkiego ich przeglądu, a kierownik projektu powinien dokonać ich zatwierdzenia. Zatwierdzenie dokonane w ramach tej czynności zarządczej ma charakter wstępny.

W przypadku głównych lub krytycznych przedmiotów dostawy, jeżeli to możliwe, należy uzyskać zatwierdzenie sponsora i klienta.

Cel

Zbyt duża liczba równocześnie realizowanych prac powoduje problemy - przyczynia się do marnowania zasobów, może spowodować obniżenie jakości i zmniejszenie przewidywalności projektu. Kiedy to tylko możliwe należy zachęcać do kończenia i zamykania elementów przed rozpoczęciem pracy nad kolejnymi.

Typowe pułapki

Zatwierdzanie przedmiotów dostawy wiąże się z odpowiedzialnością. Niektórzy kierownicy projektów opóźniają zatwierdzenie, aby jej uniknąć, co jest nieproduktywne i należy tego unikać. Nie należy obawiać się odpowiedzialności. Niektóre z zatwierdzonych przedmiotów dostawy mogą stać się źródłem przyszłych problemów, ale problemy te są mniej poważne niż zbyt wiele przedmiotów dostawy projektu oczekujących na akceptację.

Wiele przedmiotów dostawy szybko osiąga stan prawie ukończony, by następnie napotkać problemy wynikające z drobnych trudności. Istnieje pokusa, aby oznaczyć je jako ukończone, ponieważ większość pracy została wykonana, ale nie należy tego robić – zatwierdzać powinno się tylko całkowicie ukończone przedmioty dostawy.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

• NUP3: Zawsze bądź proaktywny
• NUP5: Nie rób niczego bez wyraźnego celu