C03 – Spotkanie inicjujące cykl tygodniowy (kick-off)
To działanie zarządcze należy do grupy działań Tygodniowy cykl zarządczy. Działania z tej grupy są realizowane na początku każdego tygodnia.
W przypadku małych projektów należy zebrać wszystkich członków zespołu projektowego, a w przypadku dużych — liderów zespołów, kierowników projektów po stronie dostawców, członków zespołu zarządzającego oraz – w razie potrzeby – innych kluczowych interesariuszy, w celu omówienia następujących kwestii:
- dokonanie przeglądu działań zaplanowanych na nadchodzący tydzień.
- dokonanie przeglądu ryzyk związanych z nadchodzącym tygodniem oraz istniejących problemów, które mogą się rozwinąć w nadchodzącym tygodniu oraz zapisanie ich w Rejestrze Działań Następczych.
- zachęcenie zespołów do ograniczenia zakresu pracy w toku oraz jak najszybsze finalizowanie rozpoczętych zadań.
Szablon - Rejestr Działań Następczych
Cel
Głównym celem jest zapewnienie spójności działań oraz uniknięcie konfliktu pomiędzy pracami zespołów i ich poszczególnych członków.
Typowe pułapki
Uwzględnienie poniższych kwestii pozwoli uniknąć najczęstszych pułapek związanych z tym działaniem zarządczym:
- Nie należy wykorzystywać tego spotkania na sprawdzanie stanu zaawansowania prac (działanie to jest realizowane w C01).
- Nie należy wykorzystywać tego spotkania na planowanie reakcji na zidentyfikowane ryzyka i problemy (jest to realizowane w D01).
- Spotkanie należy przeprowadzić w sposób umożliwiający sprawne omówienie wszystkich tematów, bez nadmiernego przedłużania.
Pryncypia
Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania: