A01 – Mianowanie sponsora
To działanie zarządcze należy do grupy działań Inicjowanie projektu. Działania z tej grupy są realizowane na początku projektu w celu przygotowania się do jego rozpoczęcia.
Pierwszym działaniem zarządczym jest mianowanie przez organizację kierownika wyższego szczebla (najlepiej członka zarządu) jako sponsora. Najwyższą rolę w projekcie pełni sponsor, któremu podlega kierownik projektu.
Sponsor jest:
- odpowiedzialny za uzasadnienie i wyniki projektu,
- odpowiedzialny za podejmowanie decyzji strategicznych dotyczących projektu,
- oraz zapewnienie finansowania i zasobów potrzebnych do realizacji projektu.
Cel
Rola sponsora jest niezbędna, ponieważ
- kierownicy projektów muszą koncentrować się na codziennej pracy i wynikach projektu, co powoduje ich rozproszenie i nie pozostawia im wystarczająco dużo czasu i energii na zarządzanie aspektami strategicznymi projektu.
- kierownicy projektów mogą nie mieć odpowiedniego umocowania w organizacji, aby zapewnić odpowiednie zasoby dla projektu bądź nie mieć dostępu do informacji strategicznych potrzebnych do zapewnienia jego spójności z innymi działaniami organizacyjnymi.
Typowe pułapki
Przy wyborze sponsora, należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- Sponsorzy nie muszą poświęcać projektowi wiele czasu, ale powinni aktywnie uczestniczyć w projekcie i przeznaczyć nań choć niewielką część swego czasu.
- Sponsorzy powinni czuć się odpowiedzialni za projekt i dbać o jego powodzenie, ale nie powinni wahać się go zakończyć, jeśli utraci on swoje uzasadnienie.
- Jeśli to możliwe, nie należy we wszystkich projektach powierzać roli sponsora tej samej osobie, ponieważ może to skutkować utratą ostrości widzenia. Podobne elementy w różnych projektach przenikają się i tracą pierwotne znaczenie ze względu na kontekst projektu, do którego należą.
- W danym projekcie nie należy wyznaczać tej samej osoby na sponsora i kierownika projektu (chyba że jest to projekt jednoosobowy), ponieważ pochłonięta zadaniami związanymi z zarządzaniem projektem może zapomnieć o bardziej abstrakcyjnych obowiązkach przypisanych roli sponsora.
- Kierownicy projektów i sponsorzy nie powinni stosować mikrozarządzania, tj. nie powinni nadmiernie ingerować w szczegóły realizacji.
Pryncypia
Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania: