F04 – Archiwizacja dokumentacji projektowej
To działanie zarządcze należy do grupy działań Zamknięcie projektu. Działania z tej grupy są realizowane po zakończeniu prac lub w przypadku decyzji o anulowaniu projektu.
W związku ze zbliżającym się zakończeniem projektu należy przeprowadzić archiwizację całej dokumentacji projektowej.
Cel
Archiwum powinno być zabezpieczone i w przyszłości dostępne dla upoważnionych osób, w sposób umożliwiający wykorzystanie tych informacje w kolejnych projektach, aby wyeliminować konieczność tworzenia rozwiązań od nowa. System zarządzania portfelem projektów może również wymagać dostępu do tych danych w celu pogłębionej analizy wcześniejszych projektów.
Typowe pułapki
Oto najważniejsze kwestie, które należy uwzględnić:
- W miarę możliwości należy zapewnić, aby archiwum znajdowało się w jednym miejscu, a pliki nie były rozproszone.
- Archiwum powinno być przeznaczone wyłącznie do odczytu.
- Należy zadbać o istnienie odpowiedniego systemu tworzenia kopii zapasowych, który zabezpieczy archiwum przed utratą.
- Archiwum powinno być odpowiednio zabezpieczone, a dostęp do niego mieć wyłącznie osoby upoważnione.
Oprócz powyższego, częstym problemem jest brak jasności dokumentów — często są one zrozumiałe wyłącznie dla osób aktywnie je wykorzystujących. Należy zadbać o to, by dokumenty były przejrzyste i jednoznaczne, tak aby były zrozumiałe również dla osób nieznających dokładnego kontekstu projektu. Takie podejście wspomaga również prowadzenie długotrwałych projektów, ponieważ nawet interesariusze wewnętrzni po kilku miesiącach mogą mieć trudność ze zrozumieniem własnych dokumentów.
Pryncypia
Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania: