F04 – Arhivirati projektnu dokumentaciju

U trenutku kada se približavamo završetku projekta, vrijeme je za arhiviranje kompletne projektne dokumentacije.

Svrha

Arhiva bi trebala biti sigurna i dostupna autoriziranom osoblju u budućnosti, tako da osoblje uvijek može koristiti informacije iz prethodnih projekata, umjesto da “otkriva toplu vodu”. Sustav upravljanja portfeljem bi u budućnosti također mogao trebati arhivirane informacije u svrhu detaljnije analize završenih projekata.

Uobičajene zamke

U nastavku slijede neke od najvažnijih detalja koje trebate uzeti u obzir:

• Kad je moguće, nastojte da se kompletna arhiva nalazi na jednom mjestu i da datoteke nisu razbacane
• Osigurajte da se dokumenti u arhivi mogu samo čitati, ne i mijenjati
• Vodite računa o uspostavi sustava sigurnosnog kopiranja podataka (back-up) kako se oni ne bi izgubili
• Arhiva mora biti sigurna i zaštićena, a pristup može imati samo autorizirano osoblje.

Dodatno, česti problem s dokumentacijom je da sadržaj dokumenata nije dovoljno jasan i da jedino osobe koje su aktivno radile na dokumentu mogu razumijeti pravo značenje i kontekst. Vodite računa da su svi dokumenti jasni i jednostavni, tako da ih može razumijeti i netko tko nije upoznat s kontekstom projekta. Ova strategija vam može pomoći i za vrijeme provedbe dugotrajnih projekata, jer se internim dionicima često događa da imaju poteškoće u razumijevanju čak i vlastitih dokumenata nakon nekoliko mjeseci.

Načela

Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:

• NUP2: Čuvajte i optimizirajte energiju i resurse.
• NUP5: Ne činite ništa bez jasne svrhe.
• NUP6: Koristite ponavljajuće elemente.

Note: NUPP is not translated into Hrvatski yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.