C02 – Planirati odgovore na odstupanja
Ove upravljačke aktivnosti pripadaju grupi aktivnosti Tjedno upravljanje, što je grupa aktivnosti koja se provodi početkom svakog tjedna.
Ako postoje bilo kakva odstupanja od ciljeva i pokazatelja uspjeha u C01, potrebno je reagirati, upravljati odstupanjima i vratiti se u okvire planiranog.
U kompliciranim slučajevima možete organizirati radionicu i potražiti pomoć od cijelog, ili od dijela projektnog tima. U kritičnim ili osjetljivim slučajevima, obavijestite sponzora, zatražite njegov savjet ili potražite odobrenje za plan oporavka.
Ukoliko oporavak od odstupanja nije moguć, trebate od sponzora tražiti i ishoditi odobrenje za reviziju ciljeva i pokazatelja. Potrebno je osigurati da su izmjene zabilježene u Opisu projekta.
Ako postoji realna opasnost da će se odstupanje ponoviti i uzrokovati slične probleme u budućnosti, dokumentirajte ga u Registru naknadnih radnji kao rizik i planirajte odgovarajući odgovor na rizik.
Svrha
Da bi ostvarili cilj projekta, potrebno je oporaviti se od odstupanja prije nego što ona eskaliraju. Ako se ne uspijemo oporaviti od odstupanja i primijetimo da ulazimo u opasan trend, moramo osvijestiti da se projektni ciljevi i pokazatelji više ne mogu ostvariti i da ćemo ih morati revidirati. Kada revidiramo ciljeve i pokazatelje, projekt možda neće više biti opravdan, što može rezultirati obustavom kako bi se izbjegla veća šteta u budućnosti.
Uobičajene zamke
Zapamtite da su općenite, neodređene izjave koje više podsjećaju na želje, poput: “Moramo raditi 15% brže nego do sada”, nisu plan oporavka. Planovi oporavka moraju biti realistični i moraju uključivati konkretne akivnosti koje se mogu provesti i vrednovati.
Ako morate birati između plana oporavka od odstupanja i rješavanja uzroka odstupanja koji mogu dovesti do sličnih problema u budućnosti, dajte priorit potonjem. U suprotnom ćete stalno gasiti požare.
Načela
Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:
- NUP2: Čuvajte i optimizirajte energiju i resurse.
- NUP3: Uvijek budite proaktivni.
- NUP4: Zapamtite da je lanac čvrst koliko je čvrsta njegova najslabija karika.
- NUP5: Ne činite ništa bez jasne svrhe.
Note: NUPP is not translated into Hrvatski yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.