F04 – Archive the project documents

Artėjant projekto pabaigai, metas archyvuoti visus projekto dokumentus.

Tikslas

Archyvas turėtų būti saugus ir prieinamas įgaliotiems asmenims ateityje, kad pastarieji galėtų bet kada pasinaudoti šia informacija užuot ieškoję naujos medžiagos. Taip pat ši informacija gali būti naudinga portfelio valdymo sistemai ir sudarytų sąlygas detaliai išanalizuoti ankstesnių projektų eigą.

Įprastos klaidos

Peržiūrėkite šiuo punktus, norėdami išvengti projekto dokumento archyvavimo klaidų:

• pasirūpinkite, kad visi archyvuojami dokumentai būtų vienoje vietoje;
• išjunkite archyvuojamų dokumentų redagavimo galimybę;
• užtikrinkite, kad yra atsarginės archyvo kopijos ir dokumentai nebus prarasti;
• patikrinkite archyvo saugumą ir prieigos teises - tik įgalioti asmenys turi teisę prieiti prie visų projekto dokumentų.

Be išvardintų problemų gali būti, kad tekstas nėra pakankamai aiškus ir tik tie, kas dirbo su projektu, gali jį suprasti. Pasirūpinkite, kad visi jūsų dokumentai būtų aiškūs ir suprantami, kad kiekvienas, kuris nėra susipažinęs su projekto kontekstu, galėtų juos suprasti. Ši taktika taip pat tinka ir ilgesniems projektams, nes net patys dokumentų kūrėjai po kelių mėnesių pertraukos ne visada geba suprasti, ką užrašė.

Principai

Šie principai yra itin svarbūs valdymo veikloje:

• NUP2: Tausok ir optimizuok energiją ir resursus
• NUP5: Nieko nedaryk be aiškaus tikslo
• NUP6: Naudok kartotinius elementus

Note: NUPP is not translated into lietuvių yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.