D01 – Valdykite rizikas, problemas ir pokyčių prašymus

Rizikas, problemas ir pokyčių prašymus turėtume valdyti proaktyviai. Kai identifikuojate naują elementą , tučtuojau pažymėkite jį Informacijos sekimo registre. Tuomet priskirkite elementą vienam iš atsakingų asmenų (vienam iš komandos narių) ir pradėkite valdymo planavimą. Kaip projekto vadovas/ė turite nuolatos komunikuoti su komandos nariais ir suinteresuotomis šalimis, kad galėtumėte identifikuoti rizikas ir problemas.

Rizikoms, problemoms ir pokyčių prašymams valdyti galima pasitelkti komandos narių ar net išorinių suinteresuotų šalių pagalbą. Sudėtingos situacijos atveju rekomenduojama sukviesti visą komandą ir fasilituoti dirbtuves, renkant galimus valdymo metodus, naudojant praktiškus patarimus (liaudies išmintį). Esant kritinėms situacijoms rekomenduojama įtraukti rėmėją ir gauti elementų valdymo plano patvirtinimą.

Informacijos sekimo registro šablonas

Tikslas

Pagrindinis tikslas yra valdyti rizikas, problemas ir pokyčių prašymus proaktyviai ir neleisti jiems vystytis savaime. Proaktyvumas leidžia projekto vadovui valdyti padėtį ir pasiekti geriausių rezultatų.

Rėmimasis tik savo paties atmintimi ar nestruktūrizuotais užrašais atima per daug energijos ir didina riziką užmiršti svarbius elementus. Būtent todėl geriausia yra vesti paprastą registrą ir laikantis tvarkos fiksuoti rizikas, problemas ir pokyčių prašymus kaip įmanoma greičiau po jų nustatymo.

Suvaldyti visus elementus užima per daug laiko ir energijos, todėl reikia skirti kitus atsakingus asmenis. Efektyvesnis darbų paskirstymas taip pat padeda visiems siekti vieno bendro tikslo.

Įprastos klaidos

Peržiūrėkite šiuos punktus, kad išvengtumėte dažniausių šios srities klaidų.

• Nepildykite pernelyg daug vertinimo detalių Informacijos sekimo registre.
• Tinkamam elementų uždarymui užtikrinti, nustatykite atitinkamus apribojimus ir įpareigokite save ir kitus komandos narius uždaryti elementą laikantis sutartų apribojimų.
• Venkite bendrų, neveiksmingų valdymo planų. Pastarieji turi būti įgyvendinami ir pamatuojami.
• Nepamirškite, kad jei visą laiką bandysite suvaldyti problemas, jums neliks laiko valdyti rizikas. Nevaldomos rizikos - didžiulis ateities problemų šaltinis.

Principai

Šie principai yra itin svarbūs valdymo veikloje:

• NUP2: Tausok ir optimizuok energiją ir resursus
• NUP3: Visada būk proaktyvi/us
• NUP4: Atmink, kad grandinė tvirta tiek, kiek tvirta jos silpniausia grandis
• NUP5: Nieko nedaryk be aiškaus tikslo

Note: NUPP is not translated into lietuvių yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.