G01 – Evaluar los beneficios
Esta actividad de gestión pertenece al grupo de actividades Gestión después del proyecto: un ciclo de actividades con una duración de 3 a 6 meses que comienza una vez concluido el proyecto y que continua por un período de 1 a 5 años. Este grupo de actividades puede combinarse con el de otros proyectos finalizados en un sistema central de gestión de portafolio.
La misma persona que ha patrocinado el proyecto es responsable de este ciclo, a menos que esta responsabilidad sea delegada a otra persona.
El patrocinador (o quién haya sido delegado) debería dedicar algunas horas en cada ciclo “Gestión después del proyecto”, para evaluar y medir los beneficios obtenidos a través del proyecto.
Adicionalmente a los beneficios esperados, el patrocinador debe estar en búsqueda activa de beneficios inesperados, beneficios potenciales y desventajas.
Propósito
Debes evaluar los beneficios del proyecto ya que esto:
- Actúa como recordatorio para los patrocinadores y otras partes interesadas de que los proyectos son puestos en marcha con el fin de obtener beneficios.
- Te ayuda a entender el entorno y a ser más realista en los siguientes proyectos.
- Te ayuda a encontrar formas de incrementar los beneficios de la organización (G02).
Obstáculos habituales
Puedes evitar los obstáculos más habituales teniendo en cuenta que:
- El patrocinador puede delegar la acción de evaluar los beneficios, aunque siempre debe supervisar el trabajo realizado, ya que es una tarea de naturaleza directiva.
- Una descripción vaga e imprecisa de los beneficios no sirve al propósito. Puedes expresar el resultado en términos generales y basarte en probabilidades, pero siempre tiene que seguir teniendo sentido y debes poder utilizarlo en G02.
- Los beneficios no sólo son de naturaleza económica. Otros beneficios, tales como reputación, cuota de mercado, nuevas oportunidades y conocimientos adquiridos también se deben tener en cuenta.
Principios
Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión: