A08 – Tomar la decisión de continuar o no continuar

En este punto, el gestor del proyecto envía los documentos del proyecto al patrocinador y éste toma la decisión de continuar o no continuar. Para tomar esta decisión, es posible que el patrocinador tenga que discutir el proyecto con otros responsables de la organización, como aquellos que gestionan portafolios, pero deberías tener presente que es el patrocinador quien debe determinar cómo hacerlo, y no el gestor del proyecto.

Si tienes un cliente externo y estás respondiendo a una solicitud de propuesta, además de decidir internamente si continuar o no continuar, también debes enviar la propuesta al cliente y esperar a que seleccione a su proveedor y comunique la decisión final de continuar o no continuar. Esta actividad de gestión se completa cuando se firma el contrato o cuando se dispone de otro elemento de validez legal.

Si se van a utilizar proveedores externos y algunos de ellos fueron seleccionados en A05, es posible que quieras firmar el contrato con ellos en este momento. Más adelante se pueden seleccionar otros proveedores externos y firmar contratos según sea necesario.

Propósito

En los proyectos con clientes externos siempre se toma una decisión formal de continuar o no continuar, pero los proyectos internos a veces carecen de este paso y simplemente se desarrollan sin una decisión formal. Es importante darle la relevancia necesaria a este momento en el proyecto y contar con las firmas y los compromisos necesarios antes de seguir adelante.

Por otro lado, algunas organizaciones se limitan a invertir en cualquier proyecto siempre que dispongan de recursos disponibles. Esta actividad de gestión se encuentra al final de una cadena de actividades destinadas a convertirla en una decisión fundamentada basada en la justificación del proyecto.

Obstáculos habituales

Toda organización que trabaje con proyectos necesita contar con un sistema de gestión de portafolios que evalúe y seleccione los proyectos de forma holística, equilibrada y compatible con la estrategia organizacional. Muchos de los problemas que se atribuyen a los sistemas de gestión de proyectos tienen su origen en la gestión de portafolios; como por ejemplo, tener demasiados proyectos al mismo tiempo.

Asegúrate de que todo el mundo entienda que una decisión de continuar o no continuar no es un fracaso; es un signo de tener un sistema exitoso que entiende lo que no es beneficioso para la organización, y esto no sería posible sin el esfuerzo de los miembros clave del grupo de actividades de inicio de proyecto.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:

• NUP3: Somos siempre proactivos
• NUP5: No hacemos nada sin un propósito claro