D01 – Gestionar los riesgos, las incidencias y las solicitudes de cambio
Esta actividad de gestión pertenece al grupo de actividades Gestión diaria: Se llevan a cabo a diario.
Debes gestionar los riesgos, las incidencias y las solicitudes de cambio de forma proactiva. Cuando identifiques un nuevo elemento, debes anotarlo inmediatamente en el Registro de seguimiento. A continuación, asigna sus actividades de seguimiento a un encargado (uno de los miembros del equipo) y comienza a planificar respuestas para el elemento. Debes de estar continuamente en contacto con los miembros del equipo y otras partes interesadas para identificar los riesgos y las incidencias.
Puedes obtener ayuda de otros miembros del equipo, o incluso de partes interesadas externas, para tratar los elementos. En los casos complejos, puedes reunir a todo el equipo y facilitar un taller para que todos propongan una respuesta colectiva utilizando la sabiduría de los grupos. En casos críticos, deberías involucrar también al patrocinador y buscar su aprobación para el plan de respuesta.
Plantilla de Registro de seguimiento
Propósito
El objetivo principal es que respondas a los riesgos, incidencias y solicitudes de cambio de forma proactiva en lugar de dejar que se resuelvan automáticamente. De este modo, lograrás controlar los riesgos y también las posibilidades de obtener los mejores resultados.
Confiar en la memoria o en notas no estructuradas requiere demasiada energía mental y te expone al riesgo de olvidarte. Por ello, es mejor que tengas un registro sencillo, seas disciplinado y apuntes los elementos en cuanto los identificas.
Gestionar todos los elementos requiere demasiado tiempo y energía, por eso tienes que asignar encargados. Además de distribuir el trabajo, también ayudas a alinear a todo el equipo hacia el mismo objetivo.
Obstáculos habituales
Puedes evitar los obstáculos más habituales teniendo en cuenta que:
- No deberías añadir demasiada información preliminar al Registro de seguimiento.
- Para asegurarte de que todos los elementos sean resueltos correctamente, puedes definir umbrales y obligarte a ti mismo y a los demás a resolver los elementos dentro de ese umbral.
- Deberías evitar las respuestas genéricas e impracticables. Las respuestas deben ser algo que el equipo pueda poner en práctica y que el encargado pueda medir.
- No deberías dedicar todo tu tiempo a “apagar incendios” (gestionar incidencias) sin prestar atención a los riesgos, ya que los riesgos no gestionados son una causa importante de futuros incidencias.
Principios
Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión: