F04 – Arhivați documentele proiectului
Această activitate de management aparține grupului Finalizarea Proiectului. Acest grup de activități se realizează când produsul proiectului este finalizat sau când se decide anularea proiectului.
Acum că ne apropiem de sfârșitul proiectului, este timpul să arhivăm toate documentele proiectului.
Obiectivul activității
Arhiva ar trebui să fie în siguranță și accesibilă în viitor pentru persoanele autorizate astfel încât să se poată folosi informațiile în proiectele viitoare, în loc să se ″reinventeze″ roata. Gestiunea portofoliului de proiecte poate de asemenea să consulte aceste informații pentru a realiza o analiză mai detaliată a proiectelor încheiate.
Capcane frecvente
Câteva lucruri importante ar trebui luate în considerare:
- Asigurați-vă că arhiva se află într-un singur loc, fără legături externe.
- Asigurați-vă că persoanele care consultă documentele din arhivă au doar drept de ″citire″.
- Asigurați-vă că există un sistem de recuperare (back-up) adecvat astfel încât arhiva să nu se piardă.
- Asigurați-vă că arhiva este sigură și numai persoanele autorizate au acces la ea.
În plus față de cele de mai sus, o problemă des întâlnită este legată de conținutul documentelor, care poate să nu fie destul de clar iar prin urmare doar persoanele care lucrează activ cu aceste documente le pot înțelege. Asigurați-vă că toate documentele sunt simple și clare astfel încât orice persoană, chiar dacă nu este familiarizată cu contextul proiectului le poate înțelege. Această strategie vă ajută și pe durata proiectelor cu termen lung, deoarece se întâmplă adesea ca entitățile implicate din afara proiectului să întâmpine dificultăți în înțelegerea propriilor documente după câteva luni de la finalizarea proiectului.
Principii aplicabile
Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management: