G03 – Condurre una comunicazione mirata
Questa attività di gestione appartiene al gruppo di attività di gestione post-progetto: un ciclo di attività di 3-6 mesi che inizia dopo la conclusione del progetto e continua per 1-5 anni. Questo gruppo di attività può essere unito a quello di altri progetti conclusi in un sistema centrale di gestione del portafoglio.
A meno che la responsabilità non venga trasferita a qualcun altro, questo ciclo è di competenza della stessa persona che ha sponsorizzato il progetto.
Invia un breve messaggio per annunciare i benefici ottenuti dal progetto e i piani per migliorarli. Queste informazioni possono essere condivise con un piccolo gruppo di persone autorizzate all’interno dell’organizzazione (ad esempio, manager e dirigenti) o con tutti. È preferibile condividerle con tutti.
Scopo
In questo modo si ricorda continuamente ai destinatari che i progetti sono fatti per il loro bene e che devono tenerne conto nei loro progetti attuali e futuri.
Comuni ostacoli
Considerare quanto segue può aiutarvi a evitare alcuni dei problemi più comuni:
- Non considerare tutto come confidenziale, ma condividere le informazioni con tutta l’organizzazione quando possibile.
- Mantenete il messaggio breve e diretto.
- Se siete responsabili di più progetti di piccole dimensioni, potete unire i loro rapporti in uno solo, ma assicuratevi che ogni progetto sia coperto.
Princìpi
I seguenti principi svolgono un ruolo significativo in questa attività di gestione: