G01 – Αξιολόγηση των οφελειών
Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα ενεργειών post-project διαχείριση : a 3- to 6-μήνες κύκλος δραστηριοτήτων που ξεκινούν μετά το τέλος του έργου και συνεχίζονται για 1 εώς 5 χρόνια. Η συγκεκριμένη ομάδα δραστηριοτήτων μπορεί να συγχωνευτεί με μία άλλη απο ολοκληρωμένα έργα σε ενα κεντρικό σύστημα διαχείρισης χαρτοφυλακίου.
Το ίδιο άτομο που ήταν ο χορηγός του έργου είναι υπεύθυνος για τον συγκεκριμένο κύκλο, εκτός και αν αυτή η αρμοδιότητα μεταφερθεί σε κάποιον άλλον.
Ο χορηγός (ή κάποιος εκ μέρους του) ξοδεύει κάποιες ώρες σε κάθε post-project κύκλο, μετρώντας τα οφέλη που απορρέουν από το έργο.
Επιπροσθέτως, των προσδοκόμενων αποτελεσμάτων, ο χορηγός θα πρέπει να ψάχνει ενεργά για μη προσδοκόμενα πλεονεκτήματα όπως και για dis-benefits.
Σκοπός
Θα πρέπει να αξιολογούμε τα οφέλη από το έργο για τους παρακάτω λόγους:
- Είναι μια υπενθύμιση τόσο για τους χορηγούς όσο και για τους εμπλεκομένους ότι τα έργα πραγματοποιούνται για να δημιουργήσουν οφέλη.
- Μας βοηθάει να καταλάβουμε το περιβάλλον μας και να γίνουμε περισσότερο ρεαλιστικοί σε μελλοντικά έργα.
- Μας βοηθάει να βρούμε τρόπους να αυξήσουμε τα πλεονεκτήματα (G02).
Συχνές Παγίδες
Μπορείτε να αποτρέψετε μερικά από τα πιο κοινά λάθη εξετάζοντας τα παρακάτω:
- Ο χορηγός μπορεί να ορίσει κάποιον άλλον για να αξιολογήσει τα οφέλη, αλλά ο χορηγός θα πρέπει να έχει τον ολοκληρωτικό έλεγχο σε αυτούς και όσον αφορά αυτή τη δραστηριότητα είναι μια σημαντική δραστηριότητα διαχείρισης που ανήκει στα υψηλότερα επίπεδα διαχείρισης.
- Μια ασαφή, φλύαρη περιγραφή των οφελειών δεν εξυπηρετεί κανένα σκοπό. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι υψηλού επιπέδου και πιθανοτικό, αλλά θα πρέπει να παραμείνει με νόημα και ικανό να χρησιμοποιηθεί στο G02.
- Θυμηθείτε ότι τα οφέλη δεν περιορίζονται μόνο στα οικονομικά, και άλλα οφέλη όπως η φήμη, το μερίδιο αγοράς, οι ευκαιρίες και αποκτούμενη γνώση θα πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπ όψιν.
Aρχές
Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης: