A01 – Διορισμός του χορηγού
Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Αρχικοποίηση έργου. Οι ομάδες αυτές δραστηριοτήτων τρέχουν στη αρχή για να μας προετοιμάσουν για το έργο.
Η πρώτη ενέργεια διαχείρισης είναι για τον οργανισμό, ο διορισμός του senior manager (προτιμητέο είναι να είναι μέλος του board) σαν χορηγό. Ο χορηγός είναι ο υψηλότερος ρόλος στο έργο και ο project manager αναφέρει σε αυτόν.
Ο χορηγός είναι
- υπόλογος για την αιτιολόγηση και το απότελεσμα του έργου,
- υπεύθυνος για να παίρνει αποφάσεις για το έργο σε υψηλό επίπεδο, και
- υπεύθυνος για να σιγουρεύει τη χρηματοδότηση του έργου και ότι έχει τους απαραίτητους πόρους.
Σκοπός
Ο ρόλος του χορηγού είναι απαραίτητος διότι
- οι project managers έχουν να επικεντρωθούν στην καθημερινή εργασία και τα άμεσα αποτελέσματα, που τους αποσπούν και δεν τους αφήνουν αρκετό χρόνο και πνευματική ενέργεια για να διαχειριστούν τις υψηλού επιπέδου πτυχές του έργου, και
- οι project managers ενδέχεται να μην έχουν αρκετή ισχύ στον οργανισμό για να μπορέσουν να εξασφαλίσουν ικανούς πόρους για το έργο, ή να έχουν αρκετή στρατηγική πληροφορία για να διασφαλίσουν ότι το έργο είναι ευθυγραμμισμένο με άλλους στόχους του οργανισμού.
Συχνές Παγίδες
Τα ακόλουθα θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψιν όταν αποφασίζεται για το ποιός θα είναι χορηγός:
- Οι χορηγοί δε θα πρέπει να ξοδεύουν πολύ χρόνο στο έργο, αλλά θα πρέπει παρόλα αυτά να εμπλέκονται και να αφιερώνουν ένα μικρό τμήμα του χρόνου τους για το έργο.
- Οι χορηγοί θα πρέπει να νοιώθουν ότι κατέχουν το έργο και έχουν υποχρέωση να το προστατέψουν,και ακόμη, ότι δε θα πρέπει να διστάζουν να ματαιώσουν το έργο σε περίπτωση που δεν δικαιολογείται.
- Όταν είναι εφικτό,δε θα πρέπει να υπάρχει ένας μόνο χορηγός για όλα τα έργα διότι όλες οι σταθερές έχουν μια τάση να ξεθωριάζουν και να χάνουν το νόημα τους.
- Δε θα πρέπει να γίνεται η ανάθεση του χορηγού και του project manager στο ίδιο άτομο για το ίδιο έργο (εκτός και άν είναι έργο ενός ατόμου) διότι θα αποσπασθούν από τις ευθύνες της διαχείρισης του έργου και θα ξεχάσουν τα σχετικά αφηρημένα καθήκοντα του χορηγού.
- Οι Project Managers και οι χορηγοί δε θα πρέπει να είναι micro-managers.
Aρχές
Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης: