A06 – Εντοπισμός των κινδύνων και προγραμματισμός απαντήσεων
Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Αρχικοποίηση έργου. Οι ομάδες αυτές δραστηριοτήτων τρέχουν στη αρχή για να μας προετοιμάσουν για το έργο.
Διεξάγετε workshops με τα μέλη κλειδιά της ομάδας για την ανίχνευση πρώτα των κινδύνων, και έπειτα για τον προγραμματισμό απαντήσεων σε αυτούς. Αποθηκεύστε τη συγκεκριμένη πληροφορία στο Follow‑Up Register.
Με βάση τους εντοπισμένους κινδύνους και τις προγραμματισμένες απαντήσεις, μπορεί να απαιτηθεί η προσαρμογή της Περιγραφή Έργου όπως επίσης και του Χάρτη Παραδοτέων.
Εάν ένα παρόμοιο έργο έχει διεξαχθεί στο παρελθόν, ελέγξτε τα αρχεία για να βρείτε παραπάνω πληροφορία σχετικά με τους κινδύνους όσον αφορά το έργο.
Σκοπός
Ο κύριος λόγος εντοπισμού των κινδύνων είναι ο προγραμματισμός απο πρίν των απαντήσεων, και ο λόγος του προγραμματισμού απο πριν των απαντήσεων είναι ότι είναι ευκολότερος και φθηνότερος ο έλεγχος των κινδύνων προτού υλοποιηθούν.
Συχνές Παγίδες
Τα παρακάτω βοηθούν στο να αποφευχθούν κάποιες συχνές παγίδες στη διαχείριση κινδύνων:
- Μην καταγράφετε γενικές, ακαθόριστες έννοιες σαν κινδύνους.
- Μην καταγράφετε γενικές, ακαθόριστες έννοιες σαν απαντήσεις στους κινδύνους. – Σχεδιάστε μόνο απαντήσεις που μπορούν να γίνουν πράξη, να εφαρμοστούν και να εκτιμηθούν.
- Μην καταγράφετε τις εν δυνάμει επιπτώσεις αβέβαιων γεγονότων σαν κινδύνους. – Είναι τα ίδια τα αβέβαια γεγονότα που θα πρέπει να εκτιμήσουμε, και αυτά είναι που αποκαλούμε κινδύνους.
- Αναθέστε ενα άτομο-φύλακα να είναι υπευθυνος για τις ενέργειες που έπονται κάθε κινδύνου. Είναι προτιμότερο να υπάρχει αυτή η ευθύνη σε πολλά μέλη της ομάδας και όχι μόνο σε μερικά.
Aρχές
Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης: