F04 – 将項目歸檔

現在我們已接近項目尾聲，該將所有項目文件歸檔了。

目的

這些文件應該存放於安全位置，以便今後授權給相關人員使用，屆時他們可在自己的項目中使用這些資料，無需重複勞動。項目組合中央管理系統將來可能也需要查看這些信息，以便對過去的項目做更加細致的分析。

常見隱患

請考慮以下重要事項：

• 如果可能，確保將文件存放於一處，不會到處分散。
• 確保文件為只讀模式。
• 務必妥善設置備份系統，這樣不會丟失文件。
• 務必將文件存放於安全位置，只有被授權人員才有訪問權限。

除此以外，文件的常見問題是文字不夠明確，只有經常接觸這些文檔的人員在恰當的時間和背景下，才能理解它們。因此，所有文檔務必簡明扼要，這樣即使相關人員不熟悉項目確切背景，也能理解文檔內容。內部持份者幾個月以後也難以理解自己的文檔，這很常見，因此以上策略也適用於長期項目。

原則

以下原則在本管理活動中起了重要作用：

• NUP2: 保留及善用精力與資源。
• NUP5: 沒有明確目的之前不要做任何事情。
• NUP6: 使用可重複的元素。

Note: NUPP is not translated into 漢語 yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.