G03 – Спрямувати фокусовану комунікацію
Цей управлінський крок належить до етапу Післяпроєктне управління: це 3-6 місячний цикл дій, що починається після завершення проєкту й триває від 1 до 5 років. Кроки цього етапу можна проходити для кількох інших завершених проєктів одночасно в рамках централізованої системи управління портфелем проєктів.
За цей цикл несе відповідальність та сама особа, яка була спонсором проекту, якщо тільки ця відповідальність не передана комусь іншому.
Надішліть коротке повідомлення та розкажіть про переваги, отримані від проєкту, і плани щодо їх покращення. Цією інформацією можна поділитися з невеликою групою уповноважених осіб в організації (наприклад, з менеджерами та директорами) або з усіма бажаючими. Найкраще поділитися нею з усіма.
Мета
Це постійне нагадування одержувачам повідомлення про те, що проєкти реалізуються для їхнього блага, і вони повинні враховувати це у своїх поточних і майбутніх проєктах.
Поширені помилки
Врахування наведених нижче вказівок допоможе уникнути деяких найпоширеніших проблем:
- Не вважайте всі відомості конфіденційними. Діліться інформацією з усією організацією, коли це можливо.
- Ваше повідомлення має бути коротким і зрозумілим.
- Якщо ви відповідаєте за кілька невеликих проєктів, ви можете об’єднати їхні звіти в один, але перевірте, щоб кожен проєкт був висвітлений.
Принципи
Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності: