A01 – Призначити спонсора
Ця управлінська дія належить до етапу Запуск проєкту. Ця група дій виконується на самому початку, щоб підготуватися до реалізації проєкту.
Першим кроком у проєкті організація призначає спонсором одного з керівників вищої ланки (за можливості члена ради директорів або правління). Спонсор — це найвища роль у проєкті, і менеджер проєкту йому підзвітний.
Спонсор
- несе відповідальність за доцільність і результати проєкту;
- відповідає за ухвалення високорівневих рішень у проєкті та;
- стежить за достатнім фінансуванням проєкту й забезпеченням його ресурсами.
Мета
Роль спонсора необхідна, тому що:
- менеджери проєктів мають бути зосереджені на результатах проєкту й щоденній роботі з їх досягнення. Це відволікає їх і не залишає їм достатньо часу та енергії для виконання високорівневих завдань у проєкті;
- менеджери проєктів можуть не мати достатньої влади в організації, щоб отримувати ресурси для проєкту. Вони також можуть не мати достатньої стратегічної інформації, щоб бути впевненими, що проєкт узгоджений з іншими ініціативами організації.
Поширені помилки
Під час вибору спонсора слід враховувати таке:
- Спонсорам не потрібно витрачати багато часу на проєкт, але вони все одно мають бути залучені до нього та повинні присвячувати проєкту невелику частину свого часу.
- Спонсори мають відчувати, що вони є власниками проєкту й зобов’язані його захищати. З іншого боку, якщо проєкт втратив свою доцільність, вони мають ухвалити тверде рішення про його скасування.
- За можливості не призначайте одну людину спонсором усіх проєктів, тому що всі незмінні чинники мають тенденцію зникати й втрачати своє значення.
- Не варто призначати одну людину спонсором і менеджером для одного й того ж проєкту (якщо це не проєкт однієї людини), оскільки вона буде завантажена конкретними завданнями з управління проєктом і забуде про більш абстрактні обов’язки спонсора.
- Менеджери проєктів і спонсори не повинні займатися мікроменеджментом.
Принципи
Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності: