D01 – Управляти ризиками, проблемами та запитами на зміни
Ця управлінська діяльність належить до групи Щоденні дії. Вона виконується щодня.
Ми повинні проактивно управляти ризиками, проблемами та запитами на зміни. Коли ви виявляєте новий такий елемент, ви маєте негайно записати його в Реєстр подальших дій. Потім доручіть відповідальному (одному з членів команди) подальшу роботу з ним і почніть планувати заходи реагування на цей елемент. Ви маєте постійно підтримувати контакт із членами команди та іншими зацікавленими сторонами, щоб виявляти ризики та проблеми.
Ви можете отримати допомогу від інших членів команди або навіть зовнішніх зацікавлених сторін, щоб відповісти на запити. У складних випадках ви можете зібрати всю команду та провести робочу зустріч для всіх, щоб запропонувати колективну відповідь, використовуючи мудрість натовпу. У критичних випадках вам також слід звернутися до спонсора та отримати його схвалення вашого плану реагування.
Мета
Основна мета полягає в тому, щоб реагувати на ризики, проблеми та запити на зміни проактивно, а не дозволяти їм вирішуватися автоматично. Це забезпечить нам контроль і можливість отримати найкращі результати.
Покладаючись на свою пам’ять або на неструктуровані нотатки, ви витрачаєте занадто багато розумової енергії та ризикуєте щось забути. Ось чому найкраще мати простий реєстр і дотримуватися самодисципліни, щоб записувати події відразу ж після їх виявлення.
Для управління всіма запитами потрібно занадто багато часу та енергії, тому необхідно призначити відповідальних. Крім розподілу роботи, це також допомагає об’єднати всіх для досягнення єдиної мети.
Поширені помилки
Зверніть увагу на такі пункти, щоб уникнути деяких найпоширеніших проблем у цій сфері:
- Не додавайте занадто багато інформації про оцінку подій до Реєстру подальших дій.
- Для ефективного завершення всіх завдань можна визначити їхні порогові значення й зобов’язати себе та інших закривати завдання в межах цього порога.
- Уникайте загальних рішень, які не потребують дій. Варіанти мають бути такими, щоб команда змогла їх реалізувати, а відповідальний — виміряти.
- Не витрачайте весь свій час на «гасіння пожеж» (управління проблемами), не звертаючи уваги на ризики. Нерегульовані ризики — основне джерело майбутніх проблем.
Принципи
Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності: