C01 – Оцінити та зафіксувати прогрес

Вимірюйте ефективність проєкту порівняно з його цілями та готуйте реалістичні прогнози щодо цілей (наприклад, за термінами та вартістю). Підготуйте один або кілька звітів з акцентом на прогнози, надішліть їх різним зацікавленим сторонам і перевірте, чи отримали вони звіт і чи зрозуміли його.

Перевірте список зацікавлених сторін в Резюме проєкту, щоб переконатися, що кожна з них отримала належний звіт. Якщо ви розумієте, що поточний формат звіту не підходить для якоїсь із зацікавлених сторін, переробіть формат або розробіть нову альтернативну версію і додайте цю інформацію до переліку зацікавлених сторін.

Мета

Основна мета полягає в тому, щоб зрозуміти, де ми знаходимося порівняно з плановими завданнями та цілями, що допоможе нам якомога швидше усунути відхилення. Друга мета полягає в тому, щоб інформувати відповідні зацікавлені сторони про стан проєкту, що, в свою чергу, створює довіру та подальший потенціал для співпраці.

Поширені помилки

Зверніть увагу на таке, щоб уникнути найпоширеніших помилок на цьому управлінському кроці:

• Не намагайтеся бути надто точним у вимірах. Знайдіть оптимальний рівень точності та деталізації, якого буде достатньо для досягнення мети. Будьте уважні до того, що ви вимірюєте. Усі вимірювання мають бути пов’язані із завданнями та цілями проєкту, а не, наприклад, із кількістю витрачених ресурсів.
• Звіти повинні бути короткими, простими, чіткими та зосередженими на ефективних показниках прогресу. Якщо ви надсилаєте детальний звіт деяким зацікавленим сторонам, подбайте про те, щоб надіслати їм також односторінкову коротку версію.

Принципи

Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності:

• NUP4: Пам’ятайте, що ланцюжок є настільки ж міцним, наскільки міцна його найслабша ланка
• NUP5: Не робіть нічого без чіткої мети