F04 – Archiveer de projectdocumenten
Deze managementactiviteit behoort tot de Projectafsluiting groep. Deze activiteitengroep wordt uitgevoerd wanneer het product van het project is voltooid, of wanneer u besluit het project te annuleren.
Nu we het einde van het project naderen, is het tijd om alle projectdocumenten te archiveren.
Doel
Het archief moet veilig zijn en beschikbaar zodat geautoriseerde mensen het in de toekomst kunnen raadplegen. Zo kunnen ze de verzamelde informatie altijd gebruiken in hun projecten en hoeven ze niet het wiel opnieuw uit te vinden. Het portfoliomanagementsysteem kan deze informatie in de toekomst ook nodig hebben voor een meer gedetailleerde analyse van de voorbije projecten.
Veel voorkomende valkuilen
Hieronder volgen enkele van de belangrijkste zaken waarmee rekening moet worden gehouden:
- Als het mogelijk is, zorg er dan voor dat het archief zich op één enkele plaats bevindt en de bestanden niet verspreid staan.
- Zorg ervoor dat het archief ’enkel-lezen’ is.
- Zorg ervoor dat er een goed back-up systeem aanwezig is, zodat het archief niet verloren gaat.
- Zorg ervoor dat het archief veilig is, en dat alleen geautoriseerde personen er toegang hebben.
Een veel voorkomend probleem met documenten is bovendien dat de tekst niet duidelijk genoeg is, en alleen mensen die actief met de documenten werken ze op het juiste moment en met de juiste context kunnen begrijpen. Zorg ervoor dat alle documenten duidelijk en eenvoudig zijn, op zo’n manier dat iedereen die niet bekend is met de exacte context van het project ze kan begrijpen. Deze strategie helpt u ook tijdens lange projecten, aangezien het heel gebruikelijk is dat de interne stakeholders na een paar maanden moeite hebben om hun eigen documenten te begrijpen.
Uitgangspunten
De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit: