C02 – Plan reacties op afwijkingen
Deze managementactiviteit behoort tot de groep weekelijks beheer; een groep activiteiten die aan het begin van elke week worden uitgevoerd.
Als u afwijkingen heeft van uw doelstellingen op basis van de prestatiemetingen in C01, moet u ze beheren en proberen weer op het goede spoor te brengen.
In gecompliceerde gevallen kunt u een workshop houden en de hulp inroepen van alle of een selecte groep teamleden om te plannen hoe de afwijking te herstellen. In kritieke of gevoelige gevallen, informeer de sponsor, vraag om hun advies, en vraag om goedkeuring voor het herstelplan.
Als het niet mogelijk is om van de afwijkingen te herstellen, moet u goedkeuring krijgen om de doelstellingen te herzien. Zorg ervoor dat de nieuwe informatie wordt opgenomen in de projectbeschrijving.
Als er een onderliggende reden is voor de afwijking die in de toekomst soortgelijke problemen kan veroorzaken, leg deze dan vast in het follow-upregister als een risico, en plan er een passende risicorespons voor.
Doel
Om de doelstellingen van het project te bereiken, moeten we de afwijkingen zo snel mogelijk herstellen om ervoor te zorgen dat ze zich niet opstapelen. Nog belangrijker, als wij proberende afwijkingen te herstellen en daar niet in slagen en een alarmerende trend in het project zien, wetende dat de projectdoelstellingen niet kunnen worden bereikt met de bestaande doelstellingen, en die doelstellingen zullen moeten herzien. Wanneer deze herzien zijn, zijn zij misschien niet meer te rechtvaardigen. In dat geval kan het project worden geannuleerd om grotere verliezen in de toekomst te vermijden.
Veel voorkomende valkuilen
Vergeet niet dat een algemene, vage, wensverklaring als “We moeten vanaf nu 15% sneller werken.” geen herstelplan is. Herstelplannen moeten realistisch zijn en uitvoerbare en evalueerbare zaken bevatten. Als men moet kiezen tussen het herstellen van een afwijking en het oplossen van de onderliggende oorzaak van de afwijking die in de toekomst hetzelfde probleem kan veroorzaken, geef dan voorrang aan het laatste. Anders bent u voortdurend brandjes aan het blussen.
Uitgangspunten
De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit: