C01 – Prestaties meten en rapporteren
Deze managementactiviteit behoort tot de groep weekelijks beheer; een groep activiteiten die aan het begin van elke week worden uitgevoerd.
Meet de prestaties van het project in vergelijking met de doelstellingen, en stel vervolgens realistische prognoses op voor de doelstellingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de tijd en kosten. Bereid één of meerdere rapporten voor, met de nadruk op de prognoses en stuur ze naar de verschillende belanghebbenden, en controleer bij hen of ze het rapport hebben ontvangen en begrepen.
Controleer de lijst van belanghebbenden in de projectbeschrijving om er zeker van te zijn dat iedere belanghebbende een rapport heeft ontvangen. Als het huidige formaat van het rapport niet geschikt is voor een stakeholder, herzie dan het formaat of ontwerp een nieuw alternatief, en voeg deze informatie toe aan de lijst van stakeholders.
Doel
Het hoofddoel is te begrijpen waar we staan in vergelijking tot de streefdoelen en doelstellingen aan de hand waarvan afwijkingen zo snel mogelijk kunnen worden hersteld. Het secundaire doel is om de stakeholders op de hoogte te houden van de status van het project. Dat schept vervolgens weer vertrouwen en meer mogelijkheden voor verdere samenwerking.
Veel voorkomende valkuilen
Overweeg het volgende om de meest voorkomende valkuilen bij deze managementactiviteit te vermijden:
- Wees niet te nauwkeurig met metingen. Zoek het optimale niveau van nauwkeurigheid en detail dat het doel kan dienen.
- Wees voorzichtig met wat u meet. Alle metingen moeten overeenkomen met de doelen en doelstellingen van het project en niet met bijvoorbeeld de hoeveelheid bestede middelen.
- Houd de rapporten kort, eenvoudig, duidelijk en gericht op de effectieve maatstaven voor vooruitgang. Als u aan sommige belanghebbenden een gedetailleerd verslag moet sturen, zorg er dan voor dat u hun ook een korte versie van één pagina stuurt.
Uitgangspunten
De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit: