A01 – Benoem de sponsor
Deze managementactiviteit behoort tot de groep projectinitiatie. Deze groep activiteiten wordt aan het begin uitgevoerd om ons voor te bereiden op het project.
Als eerste managementactiviteit benoemt de organisatie een senior manager als sponsor. Dit is bij voorkeur een directielid. De sponsor is de hoogste rol in het project. De projectmanager rapporteert aan de sponsor.
De sponsor is
- aansprakelijk voor de rechtvaardiging en het resultaat van het project,
- verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen op hoog niveau voor het project en
- verantwoordelijk voor de financiering en de nodige middelen van het project.
Doel
De rol van sponsor is essentieel omdat
- projectmanagers moeten gefocust zijn op het dagelijkse werk en op de vooruitgang van het project. Daardoor zijn ze afgeleid en houden ze niet genoeg tijd en mentale energie over om de high-level aspecten van het project te beheren en
- projectmanagers hebben misschien niet genoeg organisatorische macht om middelen voor het project te krijgen of om over voldoende strategische informatie te beschikken om ervoor te zorgen dat het project op één lijn ligt met andere organisatorische inspanningen.
Veel voorkomende valkuilen
Neem de volgende zaken in overweging als u een sponsor benoemt:
- Sponsors hoeven niet veel tijd aan het project besteden, maar ze moeten toch betrokken zijn en een klein deel van hun tijd aan het project besteden.
- Sponsors moeten het gevoel hebben eigenaar te zijn van het project en zij moeten het beschermen. Toch moeten zij niet aarzelen om het project te annuleren als het niet meer gerechtvaardigd is.
- Stel bij voorkeur niet steeds dezelfde persoon aan als sponsor voor al uw projecten. Hierdoor kan deze rol als minder belangrijk worden gezien en betekenis verliezen.
- Beleg de rol van sponsor en projectmanager binnen één project niet bij dezelfde persoon. Deze persoon zal dan namelijk worden afgeleid door de concrete verantwoordelijkheden van het projectmanagement en gemakkelijker zijn relatief abstracte taken als sponsor vergeten. Een éénpersoonsproject is hierop een uitzondering.
- Projectmanagers en sponsers mogen geen micro managers zijn.
Uitgangspunten
De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit: