Z2 – Стартиране, спиране или поставяне на пауза на програми и проекти

Какво

Тази дейност дава разрешение на спонсорите да стартират, спират или поставят на пауза своите програми или самостоятелни проекти въз основа на Матрицата за генериране на Стойност.

Защо

За да се осигури съгласуваност, никоя програма или самостоятелен проект не може да бъде стартирана, спряна или поставена на пауза в организацията без разрешението на мениджъра на портфолиото. Проектите, които са под програма, ще изискват разрешение от системата за управление на програмата, а не от системата за управление на портфолио.

Кой

Мениджърът на портфолиото и спонсорът на програмата или проекта работят заедно в тази дейност.

Как

На спонсорите е позволено да инициират своите програми и самостоятелни проекти (да назначат екип, който да създаде план на високо ниво, без да го изпълнява), ако се нуждаят от създаването на прецизна Бизнес казус (напр. в отговор на искания за оферти от външни клиенти), но трябва да получат разрешение от мениджъра на портфолиото, преди да започнат изпълнението (напр. дейност A08 на P3.express). Те трябва също да поискат разрешение преди започването и приключването на процеса по приключване на програмата или проекта. По време на приключването на програмата и проекта мениджърът на портфолиото ще се увери, че документите са архивирани правилно, наред с други неща.

Понякога, например при извънредни ситуации, относителната обосновка на програмите и проектите се променя толкова драматично, че има смисъл да се постави на пауза текуща програма или проект и да се започне работа по нещо друго. Мениджърът на портфолиото и спонсорът ще обсъждат такива случаи в тази дейност.

Когато решение се внесе в тази дейност, мениджърът на портфолиото има право да вземе решението заедно със спонсора според Матрицата за генериране на Стойност. Ако предишните решения на борда на портфолиото, отразени в матрицата, не са достатъчни за вземане на решението, или ако мениджърът на портфолиото и спонсорът не могат да постигнат съгласие, мениджърът на портфолиото трябва да проведе извънреден Шестмесечен цикъл.

Мениджърът на портфолиото трябва да гарантира, че спонсорите не изпълняват твърде много програми и проекти паралелно и че приключват текущите, преди да започнат следващите от матрицата.

Малките промени в организацията могат да бъдат най-добре реализирани чрез ad hoc задачи. Мениджърът на портфолиото обаче трябва да гарантира, че броят на такива задачи е разумен и че те не заменят структурираните промени (програмите и проектите).

В тази дейност трябва внимателно да се следват организационните процеси и политики, свързани със стартирането и спирането на програми и проекти, документирани в Описанието на портфолиото.