Y2 – Оценка на текущите програми и проекти

Тази управленска дейност принадлежи към Месечния цикъл. Дейностите в този цикъл помагат за непрекъснатото подобряване на системата за управление на портфолио.


Какво

Измерете изпълнението на текущите програми и проекти и преоценете очакваните им ползи.

Защо

С напредването на изпълнението на програмите и проектите ще научаваме повече за тях и ще можем да направим оценката си за тяхната Стойност по-реалистична. Това прецизиране може да доведе до спиране на програми и проекти, които губят абсолютната си обосновка, или поставянето на пауза на онези, при които има значителен спад в относителната им обосновка. И двете действия помагат за по-добро използване на ресурсите и възможностите ни.

От друга страна, тази оценка може да покаже, че програмата или проектът са станали по-важни, отколкото са били преди, и следователно изискват повече подкрепа и по-висок приоритет в организацията.

Кой

Изпълнението на програмите и проектите се измерва от техните мениджъри под надзора на мениджъра на портфолиото. Преоценката на очакваните ползи се извършва от спонсорите на програмите и проектите под надзора на мениджъра на портфолиото.

Как

Тази дейност е свързана с цикличните дейности по измерване в управлението на програми и проекти (напр. дейност C01 на P3.express). За системите за управление на програми или проекти, които нямат такава циклична дейност по измерване, тя трябва да бъде добавена.

Обикновено бихме очаквали следните измервания:

Мениджърът на портфолиото е отговорен да гарантира, че изпълнението на програмите и проектите се измерва правилно. Той трябва също да работи със спонсора на всяка програма или проект за преоценка на очакваните ползи (напр. дейност B03 на P3.express). Всички данни ще се съхраняват в Матрицата за генериране на Стойност.

Мениджърът на портфолиото трябва да избягва събирането на ненужни данни и вместо това да се фокусира върху данни, които служат на ясна цел, и да поддържа системата проста и целенасочена.

След актуализирането на прогнозата за инвестицията и прогнозните ползи мениджърът на портфолиото може да преоцени очакваната Стойност:

Стойност = ползи ÷ инвестиция

Въз основа на новата Стойност, ако програмата или проектът загуби абсолютната си обосновка или ако има значителен спад в относителната ѝ обосновка, тя може да трябва да бъде отменена или поставена на пауза. Ако мениджърът на портфолиото и спонсорът могат да се споразумеят за това решение според Матрицата за генериране на Стойност, те ще го финализират в тази дейност. В противен случай мениджърът на портфолиото трябва да проведе извънреден Шестмесечен цикъл.

В тази дейност спонсорът може да актуализира Бизнес казуста с потвърждение от мениджъра на портфолиото.