X3 – Провеждане на фокусирана комуникация
Тази управленска дейност принадлежи към Шестмесечния цикъл. Дейностите в този цикъл дефинират и преразглеждат стратегията за генериране на Стойност.
Какво
Тази фокусирана комуникация информира всички в организацията за Стойността, която наскоро сме генерирали, и за стратегията ни за генериране на Стойност в бъдеще.
Защо
Тази фокусирана комуникация има множество предимства, включително следните:
- Всички остават информирани за програмите и проектите, които се изпълняват или ще се изпълняват в близко бъдеще, което намалява конфликтите и изненадите и генерира полезни идеи от по-широка аудитория.
- Тя напомня на всички, че програмите и проектите се правят, за да генерират Стойност, и че техните дейности трябва да са съгласувани с определената цел и да допринасят за генерирането на Стойност.
Кой
Фокусираните комуникации в системата за управление на портфолио се изпращат от мениджъра на портфолиото.
Как
Тази фокусирана комуникация изпраща следната информация:
- Опростено копие на Матрицата за генериране на Стойност, придружено от кратко описание
- Кратък отчет за реализираните ползи от програмите и проектите (ако това не се прави на ниво програма или проект, например в дейност G03 на P3.express)
Информацията може да се изпраща по имейл, или алтернативно дейността може да се превърне в организационно събитие, на което всички се събират, информацията се споделя и се добавят някои допълнителни вълнуващи дейности, за да се отпразнуват постиженията и да се направи всичко приятно преживяване за всички.
Ако в организацията има само няколко активни цикъла за управление след програма и след проект, техните фокусирани комуникации (напр. дейност G03 на P3.express) могат да се извършват на техните нива. В противен случай обикновено е най-добре да се прехвърлят техните фокусирани комуникации на нивото на управление на портфолио и да се обединят, за да се намали обемът на комуникацията и да се запази нейната ефективност.
Мениджърът на портфолиото трябва да насърчава получателите да споделят мнението си, след като получат съобщението.
Помнете, че тази комуникация е насочена към широк кръг аудитории в организацията. Затова е важно тя да остане проста, кратка и нетехническа.