X1 – Оценка на генерираната Стойност

Какво

Тази дейност измерва и записва действителните ползи, генерирани от текущите и приключени програми и самостоятелни проекти.

Защо

Ползите са измерими подобрения, които са желателни за организацията. В този смисъл ползите са субективни, което означава, че нещо, което би се считало за полза за една организация, може да не бъде такова за друга. Затова ползите трябва да се оценяват с добро разбиране на организацията, по цялостен начин и в управленски пласт на високо ниво, какъвто е управлението на портфолио.

Трябва да извършваме тази дейност поради следните причини:

• Тя е напомняне за всички, че програмите и проектите се правят, за да генерират Стойност, и че това трябва да се има предвид при тяхното провеждане.
• Тя ни помага да разбираме обкръжението си и да правим бъдещите програми и проекти в Матрицата за генериране на Стойност по-реалистични.
• Тя може да ни помогне да намерим начини да увеличим ползите чрез ad hoc задачи или структурирани промени (програми и проекти).

Помнете, че е естествено да има няколко програми и проекта, които не генерират очакваната Стойност. Ако всички работят според плана, вероятно губите възможности, защото сте твърде консервативни. Това важи особено за вътрешните проекти.

Кой

Тази дейност се извършва от спонсора на всяка програма или проект под надзора на мениджъра на портфолиото.

Как

Тази оценка започва за всяка програма или самостоятелен проект, когато е завършена или веднага щом започне да генерира ползи по време на изпълнението. Тя продължава, докато има значителен потенциален или действителен принос (обикновено поне няколко години). Резултатите от измерването ще се съхраняват в Матрицата за генериране на Стойност. Измерването трябва да включва очаквани и неочаквани ползи във всички категории Стойност в матрицата.

Вашите системи за управление на програми и проекти могат да имат дейности, еквивалентни на тази, и да образуват обща задача (напр. G01 в P3.express). Когато обаче са изпълнени множество програми или проекти върху един и същ продукт или върху набор от свързани продукти, които си влияят на изпълнението, най-добре е да се оценяват генерираните от тях ползи заедно, по интегриран начин.

Трябва да има една и само една мерна единица за инвестиции и ползи за всички програми и проекти в портфолиото, за да е възможно те да бъдат сравнявани. Когато има множество източници на Стойност, те трябва да бъдат преобразувани и обединени в единна единица. Тя може да бъде парична сума, коригирана за стойността на парите към определен момент, грамове злато, брой спасени животи и др. Когато такива обективни измервания не са практични или възможни, могат да се използват абстрактни, относителни, полусубективни единици заедно с техники за измерване и оценка, базирани на гласуване (подобни на Planning Poker^®).

Имайте предвид, че когато е възможно и оправдано нещо да се измери обективно, това би било предпочитаният вариант поради по-високата му надеждност. Когато обаче обективното измерване не е практично, насилственото му налагане би било вредно по множество причини, включително защото надеждността му ще бъде по-ниска от тази на добре оформена субективна мярка.

Ползите от някои програми и проекти са полу-непрекъснати, а не еднократни. Те могат да бъдат преобразувани в еднократни Стойности, като се разгледа предварително договорен времеви прозорец.

Трябва да се уверите, че не отчитате двойно ползите. Ако множество програми и проекти осигуряват един източник на полза, получената полза трябва да бъде разделена между тях въз основа на техния принос.

Разгледайте следните моменти във времето за дадена програма или проект:

• T0: Моментът на стартиране
• T1: Моментът на завършване
• T2: Моментът, в който се измерват ползите

Всички измервания са сравнения. Измерването на ползите не трябва да бъде сравнение между T2 и T0, защото в този период може да са се променили много други фактори. Вместо това ползите в T2 в реалния свят трябва да се сравнят с ползите в T2 в хипотетичен свят, в който програмата или проектът не са се състояли.

Когато ползите от всички елементи са измерени, тяхната Стойност може да се изчисли по следния начин:

Стойност = полза ÷ инвестиция

Бизнес казуста на всяка програма или проект е полезна при оценката на нейните ползи. Спонсорите обаче не трябва да се ограничават до механична оценка, базирана на Бизнес казуста.