Y3 – Планиране на подобрения

Какво

В тази дейност ще планираме подобрения въз основа на оценката на програмите и проектите и удовлетвореността на заинтересованите страни.

Защо

Винаги има място за подобрение и това е нашият опит непрекъснато да подобряваме системата си за управление на портфолио. Тези подобрения са свързани главно с начина, по който работим в системата за управление на портфолио, и ще бъдат основата за постепенната настройка на системата.

Освен основната си цел, когато се извършва правилно и с участието на мениджърите на програми и ръководителите на проекти, тя ще създаде по-голяма ангажираност и в резултат на това може да увеличи шансовете за успех.

Кой

Мениджърът на портфолиото фасилитира семинар за всички мениджъри на програми и ръководители на проекти, за да се проведе брейнсторминг и да се планират подобрения. По избор подобен семинар може да се проведе и с членовете на борда на портфолиото — във всеки цикъл или веднъж на няколко цикъла.

Как

Най-добре е подобренията да се планират във фасилитиран семинар. Техники като Делфи могат да бъдат полезни в такива семинари. Мениджърът на портфолиото действа като фасилитатор и позволява на участниците да планират подобренията.

Най-новата оценка на програмите и проектите (дейност Y2), съхранена в Матрицата за генериране на Стойност, и оценката на удовлетвореността на заинтересованите страни (дейност Y1), съхранена в Глобалния регистър на състоянието, са основните източници на вдъхновение за планирането на подобрения. Глобалният регистър на последващите действия също може да се използва като вторичен източник на вдъхновение.

Мениджърът на портфолиото трябва винаги да обмисля и следните теми:

• Как можем да подобрим способностите на хората чрез обучение, коучинг и т.н.?
• Как можем да създадем по-приятна работна среда за всички?

Планираните подобрения ще бъдат добавени към Глобалния регистър на последващите действия и към всяко от тях ще се назначава отговорник (обикновено един от мениджърите на програми или ръководителите на проекти, но понякога и един от членовете на борда на портфолиото), който да ги следи и да дава обратна информация.