Y4 – Провеждане на фокусирана комуникация

Какво

Това е моментът да изпратите кратко съобщение до всички в организацията, информирайки ги за акцентите от управлението на портфолио:

• Планирани подобрения (ако са от значение за по-широка аудитория)
• Напредък на текущите програми и самостоятелни проекти
• Списък на програмите и самостоятелните проекти, които са започнали или са спрени

Защо

Тази фокусирана комуникация поддържа всички в организацията в крак с новостите, което може да помогне за намаляване на конфликтите и изненадите и да генерира полезни идеи от по-широка аудитория.

Кой

Фокусираните комуникации в системата за управление на портфолио се извършват от мениджъра на портфолиото.

Как

Съдържанието на тази фокусирана комуникация може да се изпрати по имейл.

Тази дейност може да се пропусне, ако съдържанието ѝ се комуникира на ниво програма и проект (напр. дейности A10 и F06 на P3.express). Когато обаче има много текущи програми и проекти, обикновено е по-добре тези фокусирани комуникации да се пренесат на това ниво и да се изпрати обединено съобщение, за да се намали броят на фокусираните комуникации и да се запази тяхната ефективност.

Мениджърът на портфолиото трябва да насърчава получателите да споделят мнението си, след като получат съобщението.

Помнете, че тази комуникация е насочена към широк кръг аудитории в организацията. Затова тя трябва да остане проста, кратка и нетехническа.