Z1 – Управление на последващите действия
Тази управленска дейност принадлежи към Дневния цикъл. Дейностите в този цикъл могат да се изпълняват всеки ден с цел реализиране на стратегията за генериране на Стойност.
Какво
В тази дейност непрекъснато управляваме глобалните последващи действия (рискове, проблеми, заявки за промяна, планове за подобрение и научени уроци).
Защо
Повечето последващи действия оказват въздействие върху една програма или проект и се управляват локално. Има обаче и глобални такива, които оказват въздействие върху множество програми и проекти и трябва да се управляват по интегриран, цялостен начин на нивото на управление на портфолио, за да бъдат по-ефективни.
Кой
Мениджърът на портфолиото е главният фасилитатор в тази дейност и работи в тясно сътрудничество с отговорниците.
Как
Мениджърите на програми и ръководителите на проекти могат да идентифицират глобални последващи действия (напр. в дейност D01 на P3.express). Когато това се случи, те трябва незабавно да го съобщят на мениджъра на портфолиото.
Мениджърът на портфолиото трябва непрекъснато да следи локалните регистри, за да открива модели, които могат да доведат до идентифициране на глобални последващи действия.
Когато нов елемент се добавя в Глобалния регистър на последващите действия,
- един от членовете на борда на портфолиото, мениджърите на програми или ръководителите на проекти трябва да бъде назначен за негов отговорник, за да го следи и актуализира статуса му, и
- отговорниците трябва да информират мениджърите на всички програми и проекти, които могат да бъдат засегнати от елемента, за неговото съществуване.
Мениджърът на портфолиото трябва да е в контакт с отговорниците относно статуса на техните последващи действия и да гарантира, че всички те се проследяват до приключване.
Когато мениджърът на портфолиото осъзнае, че дадено последващо действие може да има значително въздействие върху Матрицата за генериране на Стойност, той трябва да проведе извънреден Шестмесечен цикъл. В противен случай мениджърът на портфолиото е упълномощен да реши как да отговори на тези елементи. Мениджърът на портфолиото може да получи помощ от мениджърите на програми и ръководителите на проекти при проектирането на отговорите.
В тази дейност трябва внимателно да се следват свързаните организационни процеси и политики, документирани в Описанието на портфолиото.