Въведение


P5.express е минималистична, практическа система за управление на портфолиа от програми и проекти. Тя помага на организациите да използват по най-добрия начин наличните си ресурси, като се фокусира върху най-ценния, но същевременно балансиран набор от програми и проекти. Тя също така помага за намаляване на конфликтите и преработките, като включва цялата организация и предотвратява изпълнението на програми и проекти с лоша координация и в изолация.

Подобно на всички други системи от семейството OMIMO (Open Minimalist Modules — Отворени минималистични модули), тя е модулна, което означава, че можете да я използвате в каквато и да е конфигурация, без да сте ограничени до използване с програми или проекти, които използват системи OMIMO; напр., вашите проекти могат да се изпълняват с P3.express, micro.P3.express, DSDM®®, Scrum, PRINCE2®® или която и да е друга система, без да създава проблеми за P5.express.

P5.express може да бъде внедрена в повечето организации, независимо от типа проекти, които те имат, или независимо от това дали изпълняват проектите за себе си, или за външни клиенти.

P5.express може да бъде внедрена преди или след внедряването на структурирани системи за управление на програми или проекти. В много организации нейното внедряване има по-висок приоритет от управлението на програми или проекти.

Обикновено е най-добре да има по една система за управление на портфолио на организация и P5.express е проектирана за такава единична конфигурация. Някои големи организации, които имат отделни подразделения за изпълнение на проекти, всяко от които е способно да изпълнява определен тип проекти, но не може или не е оптимизирано за изпълнение на останалите, могат да се възползват от наличието на йерархия от портфолиа. За такива организации P5.express може да се използва на най-ниското ниво от йерархията на портфолиата, за да се работи с програми и проекти, заедно с отделна система за управление на портфолиа от портфолиа. OMIMO не предоставя система за последното. Във всеки случай йерархичните портфолиа не са толкова оптимизирани, колкото единичните, и затова трябва да се избягват, освен ако наистина не са необходими.

Всички програми и всички проекти, които не принадлежат към програма (наричани „самостоятелни проекти“ в OMIMO), трябва да бъдат направлявани в системата за управление на портфолио, без изключение. В допълнение към оптимизацията и балансирането, това помага за избягване на конфликти. Проектите, които не са самостоятелни, трябва да се направляват в техните програми, а не директно в системата за управление на портфолио.

Процес

Диаграмата на P5.express илюстрира нейния процес. Всеки възел в диаграмата е управленска дейност и можете да прочетете за всяка от тях, като кликнете върху възела в онлайн ръководството или като отворите съответния раздел във версията за изтегляне. Имайте предвид, че това е справочно ръководство, а не обучителен ресурс.

Управленските дейности се вписват в три цикъла:

Организациите, които работят с големи проекти с дълга продължителност, могат да заменят Шестмесечния цикъл с годишен.

Имайте предвид, че проектите и програмите са временни, с начало и край, докато портфолиата са непрекъснати, без присъщо начало или край. Започвате пътя си към структурирано управление на портфолио в определен момент, но този старт е внедряване на процеса, а не част от самия процес. Ето защо не виждате начало или край в P5.express.

Роли

В P5.express има две роли:

Борд на портфолиото

Бордът на портфолиото е разнородна група от висши мениджъри в организацията, които работят заедно и вземат всички важни решения за програмите и самостоятелните проекти по интегриран, цялостен начин.

Състав:

Във всяка програма или самостоятелен проект трябва да има по едно лице, отговорно за обосновката на проекта, комуникирането на решенията на високо ниво, финансирането и осигуряването на ресурси. Това лице тук се нарича „спонсор“, но може да има всякаква титла. В случая на Scrum и производните от него системи, тяхната роля по подразбиране „собственик на продукта“ може до известна степен да изпълнява функцията на спонсор. Алтернативно, към такива проекти може да се добави отделна роля на спонсор.

Спонсорите на всички програми и самостоятелни проекти трябва да бъдат избирани от борда на портфолиото. Всеки спонсор на програма или проект е единственото лице, което комуникира решенията на високо ниво с неговия проект или програма.

Мениджър на портфолиото

Ролята на мениджъра на портфолиото е основно роля на фасилитиране и коучинг, но той има и праг за вземане на решения, използван в Месечния цикъл и Дневния цикъл, за да направи процеса по-бърз и по-плавен. Бордът на портфолиото взема всички важни решения, а правомощията за вземане на решения на мениджъра на портфолиото трябва да се използват за интерпретиране на решенията на борда, а не за изразяване на лични мнения. Мениджърът на портфолиото не трябва да има пряка роля в никоя програма или проект, за да се избегне конфликт на интереси.

В големите организации може да има малък помощен персонал, който да подпомага мениджъра на портфолиото.

Всяка програма или самостоятелен проект трябва да има по едно лице, което представлява нейните управленски, координационни и оценъчни въпроси. Това лице тук се нарича „мениджър на програмата“ или „ръководител на проекта“, но може да има всякаква титла. В случая на Scrum и производните от него системи, тяхната роля по подразбиране „scrum master“ може да изпълнява тази функция.

Мениджърът на портфолиото е в контакт с мениджърите на програми и ръководителите на проекти по различни причини. Въпреки това мениджърът на портфолиото трябва да избягва комуникирането на каквито и да било решения с тях, а вместо това да остави решенията да преминават през спонсорите на програмите или проектите.

Мениджърите на портфолиото трябва да избягват микроуправлението и да гарантират, че членовете на борда на портфолиото също не упражняват микроуправление, особено в качеството си на спонсори на програми или проекти.

Когато има една единствена система за управление на портфолио, нейният мениджър на портфолиото се отчита пред ръководителя на организацията. Когато има йерархия от портфолиа, мениджърът на портфолиото се отчита пред мениджъра на портфолиото от по-горното ниво.

Документи

Следните са документите по подразбиране в P5.express:

Помнете да не събирате данни, от които не се нуждаете, и да поддържате документите прости и целенасочени. Също така не е необходимо да използвате сложен софтуер — започнете с прости инструменти и преминавайте към по-сложни само ако имате основателна причина за това.

По-долу следва кратко описание на всеки документ.

Описание на портфолиото

Описанието на портфолиото е динамичен текст, който документира следната ключова информация:

Описанието на портфолиото се създава първоначално при внедряването на P5.express и след това може да се актуализира в дейност X2.

Матрица за генериране на Стойност

Матрицата за генериране на Стойност изброява програмите и самостоятелните проекти в едно измерение, а информацията за тях — в другото. Тя повишава видимостта и прозрачността, като ясно описва стратегията на организацията за генериране на Стойност.

Следните полета в матрицата са задължителни: име, спонсор, статус, напредък, инвестиция, ползи, Стойност, категории Стойност.

Матрицата може да бъде реализирана в електронна таблица или с използване на специализиран инструмент. Достъпен е пример на матрицата под формата на електронна таблица, който показва как тя се променя в дейност X2.

Глобален регистър на последващите действия

Глобалният регистър на последващите действия е списък от рискове, проблеми, заявки за промяна, планове за подобрение и научени уроци, които оказват въздействие върху множество програми или проекти. За да се избегнат грешки, такива елементи не трябва да се повтарят в локалните регистри на програмите и проектите; вместо това техните мениджъри трябва да използват глобалния регистър успоредно с локалните си регистри. Всички програми и проекти в портфолиото трябва да имат такива локални регистри.

Всеки елемент в Глобалния регистър на последващите действия трябва да има отговорник. Всеки отговорник трябва да бъде един от членовете на борда на портфолиото или мениджърите на програми или ръководителите на проекти.

Глобален регистър на състоянието

Глобалният регистър на състоянието съхранява резултатите от оценката на удовлетвореността на заинтересованите страни от портфолиото (членовете на борда на портфолиото, мениджърите на програми и ръководителите на самостоятелни проекти).

Бизнес казуси

Всяка програма или самостоятелен проект трябва да има Бизнес казус, създадена на нивото на управление на портфолио, която да описва нейната цел и основание със следните основни елементи:

Обикновено за приоритизирането на програма или проект в портфолиото е достатъчна груба Бизнес казус, но при необходимост спонсорът на програмата или проекта може да я инициира (да сформира екип, който да създаде план на високо ниво, без да го изпълнява) и да използва тази информация, за да създаде по-прецизна Бизнес казус.

Настройка

Както при другите минималистични системи, най-добре е да не настройвате P5.express предварително. Вместо това трябва да я внедрите и използвате така, както е описана в ръководството, и след това да я персонализирате постепенно, в дейност Y3, само в отговор на обратна връзка, събрана от обкръжението, и с внимателно опитване и грешка.

Хронология

Частният проект на първото издание на P5.express беше публикуван през ноември 2023 г., последван от публичния му проект през януари 2024 г., а окончателната версия — през юли 2024 г.