F04 – Arkivera projektdokumentationen

Nu när vi närmar oss slutet av projektet är det dags att arkivera all projektdokumentation.

Syfte

Arkivet bör vara säkert och tillgängligt för behöriga personer i framtiden, så att de kan använda informationen i sina egna projekt istället för att uppfinna hjulet på nytt. Portföljhanteringssystemet kan också behöva tillgång till denna information i framtiden för djupare analys av tidigare projekt.

Vanliga fallgropar

Här är några av de viktigaste sakerna att tänka på:

• Försök att samla arkivet på ett enda ställe och undvik att filerna är utspridda.
• Se till att arkivet är skrivskyddat.
• Säkerställ att ett ordentligt backupsystem finns på plats så att inget går förlorat.
• Håll arkivet säkert och begränsa åtkomsten till behöriga personer.

Förutom ovanstående är ett vanligt problem att dokumenten inte är tillräckligt tydliga – ofta är det bara de som aktivt arbetat med dem som förstår innehållet i rätt tid och sammanhang. Se därför till att alla dokument är klara och enkla, så att även personer som inte är insatta i projektets detaljer kan förstå dem. Denna strategi hjälper även vid längre projekt, eftersom interna intressenter ofta har svårt att tolka sina egna dokument efter bara några månader.

Principer

Följande principer spelar en viktig roll i denna ledningsaktivitet:

• NUP2: Bevara och optimera energi och resurser.
• NUP5: Gör ingenting utan ett tydligt syfte.
• NUP6: Använd återanvändbara/upprepbara element.

Note: NUPP is not translated into Svenska yet. If you're interested, you can join the community of contributors and translate it: more information is available on the translation guide.