Z1 – Hoida seuranta

Mitä

Tässä aktiviteetissa hallinnoidaan portfolion seurattavia kohteita kuten riskit, ongelmat, muutospyynnöt, parannussuunnitelmat ja opit.

Miksi

Useimmat seurantakohteet vaikuttavat yksittäiseen ohjelmaan tai projektiin ja niitä hallitaan paikallisesti. On kuitenkin yheteisä kohteita, jotka vaikuttavat useisiin ohjelmiin ja projekteihin ja joita on hallittava integroidusti ja kokonaisvaltaisesti portfoliotasolla, jotta niiden hallinta olisi tehokkaampaa.

Kuka

Portfoliopäällikkö on tämän toiminnon pääfasilitaattori ja työskentelee tiiviisti vastuuhenkilöiden kanssa.

Miten

Ohjelma- ja projektipäälliköt voivat tunnistaa yleisiä seurantakohteita (esim. P3.express-järjestelmän toiminnossa D01). Kun näin tapahtuu, heidän tulee ilmoittaa näistä välittömästi portfoliopäällikölle.

Portfoliopäällikön tulee seurata ohjelmien ja projektien rekistereitä jatkuvasti tunnistaakseen malleja, jotka voivat johtaa yleisten seurantakohteiden tunnistamiseen.

Kun uusi kohde lisätään yleiseen seurantarekisteriin,

• vastuuhenkilöksi nimetään portfoliojohtoryhmän jäsen, ohjelmapäällikkö tai projektipäällikkö. Tämä seuraa ja päivittää kohteen tilaa, ja
• vastuuhenkilön tule viestiä ohjelmien ja projektien johtajille, joihin kohde saattaa vaikuttaa.

Portfoliopäällikön tulee olla yhteydessä vastuuhenkilöihin seurantakohteiden tilasta ja varmistaa, että kaikkia seurataan, kunnes ne on suljettu.

Kun portfoliopällikkö huomaa, että seurantakohteella voi olla merkittävä vaikutus arvonluontimatriisiin, hänen tulee suorittaa poikkeuksellinen kuuden kuukauden sykli. Muussa tapauksessa portfliopäällikkö on valtuutettu päättämään, miten näihin kohteisiin reagoidaan. Portfoliopäällikkö voi pyytää apua ohjelma- ja projektipäälliköiltä toimintasuunnitelman laatimisessa.

Tässä aktiviteetissa tulee noudattaa huolellisesti portfolion kuvauksessa dokumentoituja asiaankuuluvia organisaatioprosesseja ja -käytäntöjä.