X1 – Arvioi syntyneitä hyötyjä

Mitä

Tässä aktiviteetissa mitataan ja kirjataan käynnissä olevien ja päättyneiden ohjelmien sekä yksittäisten projektien saavuttamat todelliset hyödyt.

Miksi

Hyödyt ovat mitattavissa olevia parannuksia, jotka ovat organisaation kannalta toivottavia. Tässä mielessä hyödyt ovat subjektiivisia, eli se, mitä pidetään hyödyllisenä yhdessä organisaatiossa, ei välttämättä ole sitä toisessa. Siksi hyötyjä on arvioitava organisaatiota hyvin ymmärtäen, kokonaisvaltaisesti ja korkean tason johtotasolla, kuten portfoliohallinnassa.

Tämä aktiviteetti on tärkeä seuraavista syistä:

• Se muistuttaa kaikkia siitä, että ohjelmat ja projektit toteutetaan arvon luomiseksi, ja että tämä tulisi ottaa huomioon niitä toteutettaessa.
• Se auttaa ymmärtämään ympäristöämme ja tekemään tulevista ohjelmista ja projekteista realistisempia.
• Se voi auttaa meitä löytämään keinoja lisätä hyötyjä ad hoc -tehtävillä tai jäsennellyillä muutoksilla (ohjelmilla ja projekteilla).

On luonnollista, että kaikki ohjelmat ja projektit eivät tuota suunniteltuja tuloksia. Jos ne kaikki toteutuisivat suunnitellusti, todennäköisesti menetetäisiin mahdollisuuksia olemalla liian varovaisia. Tämä pätee erityisesti sisäisiin projekteihin.

Kuka

Tämän tehtävän suorittaa kunkin ohjelman tai projektin vastuuhenkilö portfoliopäällikön valvonnassa.

Miten

Tämä arviointi aloitetaan kunkin ohjelman tai projektin osalta, kun se on saatu päätökseen tai heti, kun se alkaa tuottaa hyötyjä toteutuksen aikana. Sitä jatketaan niin kauan kuin merkittävää potentiaalista tai todellista hyötyä on (yleensä ainakin muutaman vuoden ajan). Mittaustulokset tallennetaan arvonluontimatriisiin. Mittauksessa on otettava huomioon suunnitellut ja suunnittelemattomat hyödyt matriisin kaikissa arvon luokissa.

Ohjelma- ja projektinhallintajärjestelmissänne voi olla tähän vastaavia toimintoja, jotka muodostavat yhteisen tehtävän (esim. G01 P3.expressissä). Kun samaan tuotteeseen tai toisiinsa vaikuttavien tuotteiden joukkoon on kuitenkin toteutettu useita ohjelmia tai projekteja, on parasta arvioida niiden tuottamat hyödyt yhdessä integroidusti.

Portfolion kaikkien ohjelmien ja projektien investoinneille ja hyödyille on oltava yksi yhteinen mittayksikkö, jotta niitä voidaan verrata keskenään. Jos on useita hyötyjen lähteitä, ne on muunnettava yhteismitallisiksi. Mitta voi olla rahamäärä, joka on oikaistu tietyn ajankohdan rahan arvon mukaan, grammoina kultaa, pelastettujen ihmishenkien lukumääränä jne. Jos tällaiset objektiiviset mittaukset eivät ole käytännöllisiä tai mahdollisia, voidaan käyttää abstrakteja, suhteellisia, puoliksi subjektiivisia yksiköitä yhdessä äänestyspohjaisten mittaus- ja arviointitekniikoiden kanssa (samanlainen kuin Planning Poker^®®).

Jos jonkin asian objektiivinen mittaaminen on mahdollista ja perusteltua, se on suositeltava vaihtoehto, koska se on luotettavampaa. Jos objektiivinen mittaaminen ei kuitenkaan ole käytännöllistä, siihen pakottaminen olisi haitallista monista syistä, muun muassa siksi, että luotettavuus olisi heikompaai kuin hyvin muotoillun subjektiivisen mittauksen kanssa.

Joidenkin ohjelmien ja projektien hyödyt ovat pikemminkin puolijatkuvia kuin kertaluonteisia. Ne voidaan muuntaa kertaluonteisiksi arvoiksi ottamalla huomioon etukäteen sovittu aikajakso.

Hyötyjä ei pidä laskea kahteen kerteen. Jos useat ohjelmat ja projektit mahdollistavat hyödyn syntymisen, tuloksena oleva hyöty tulisi jakaa niiden kesken tarvittavien panostusten perusteella.

Ota huomioon seuraavat ajankohdat ohjelman tai projektin osalta:

• T0: Alku
• T1: Loppu
• T2: Ajanhetki, jolloin hyödyt mitataan

Kaikki mittaukset ovat vertailevia. Hyötyjen mittaaminen ei saisi olla vertailu ajanhetkien T2:n ja T0:n välillä, koska monet muut tekijät ovat saattaneet muuttua kyseisenä aikana. Sen sijaan todellisessa maailmassa T2:n hyötyjä tulisi verrata T2:n hyötyihin hypoteettisessa maailmassa, jossa ohjelmaa tai projektia ei olisi toteutettu.

Kun kaikkien kohteiden hyödyt on mitattu, niiden arvo voidaan laskea seuraavasti:

Arvo = hyöty ÷ investointi

Kunkin ohjelman tai projektin Business Case on hyödyksi hyötyjen arvioinnissa. Sponsoreiden ei kuitenkaan pidä rajoittua pelkästään Business Caseeen perustuvaan mekaaniseen arviointiin.